Die Herausforderung

RMF Systems stellt die Art von Produkten her, die hoch technisch und für viele Menschen unsichtbar sind, die aber für unser tägliches Leben unerlässlich sind. In der Tat ist die grüne Energieerzeugung auf Unternehmen wie RMF Systems angewiesen, da die Produkte von RMF Systems die in Windkraftanlagen benötigten Schmiermittel reinigen und schützen.

RMF Systems (Teil der Des-Case-Gruppe) produziert und vertreibt Geräte zur Reinigung und Pflege von Schmiermitteln, die in Hydrauliksystemen verwendet werden. Das Angebot des Unternehmens an Belüftungsfiltern (Desiccant Breather), Filtersystemen, Analyse- und Überwachungslösungen wird hauptsächlich für große Industriemaschinen und -anlagen verwendet. Das Unternehmen ist weltweit führend bei Belüftungsfiltern, die Feuchtigkeit und Partikel herausfiltern. Zu den Anwendungen gehören Mechanismen in Windturbinen, Maschinen in der Fahrzeugproduktion, Bergbauausrüstungen und schließlich Kräne und Hebevorrichtungen an der Rückseite von Lastwagen.

Obwohl das Unternehmen mit 100 Mitarbeitern relativ klein ist, produziert und vertreibt es monatlich mehr als 3.000 Artikel in 50 Ländern weltweit. Dazu gehört die Herstellung eigener Produkte, die Produktion von maßgeschneiderten Lösungen und der Wiederverkauf von vorgefertigten Artikeln.

Das Unternehmen verbessert und digitalisiert seine Geschäftsabläufe, um sicherzustellen, dass es seine Kunden effizient und pünktlich mit Produkten beliefert. In der Vergangenheit beruhte die Bearbeitung eingehender Waren im Lager beispielsweise auf papiergestützten Daten. Infolge der Covid-19-Pandemie verlagert das Unternehmen seine IT-Umgebung von lokalen Systemen zunehmend in die Cloud.

Einfacher Übergang zur Cloud

Im Rahmen seiner Cloud-Strategie hat RMF Systems seine Branchenlösung für die Produktivität nun auf Epicor Kinetic in der Cloud migriert und mit Epicor Mobile Warehouse weiter verbessert. „Die Umstellung von Epicor Kinetic vor Ort auf die Cloud verlief ziemlich reibungslos und nahtlos“, erklärt Leon Stoof, Regional Controller bei RMF Systems. „Wir haben uns ein ganzes Wochenende für die Umstellung freigehalten, aber es war schon alles am Samstagnachmittag um 15 Uhr abgeschlossen.“

Aufgrund der umfassenden Branchenkenntnisse und des technologischen Knowhows verließ sich RMF Systems bei der Migration von Epicor Kinetic in die Cloud auf Scherpthe B.V., einen lokalen Epicor Premium Business Partner. Neben der Bereitstellung der Lösung und der Verwaltung der Cloud-Migration bietet Scherpthe auch laufenden Support, insbesondere für Backend-Anforderungen, Beratung zu Geschäftsprozessen und Beratung an.

RMF Systems verwendet Epicor Kinetic für die Verwaltung seiner Produktionsabläufe, wie z. B. Angebotserstellung und Verkauf, Materialplanung für die Vorproduktion, Terminplanung, Fertigung und Bestandskontrolle. Für die interne Logistik greift das Unternehmen auf Epicor Mobile Warehouse zurück, um eingehende Produkte und Rohstoffe sowie deren Bewegung vom Lager in die Produktion zu erfassen.

Zum Scannen und Empfangen von eingehenden Materialien und vorgefertigten Produkten für den Weiterverkauf werden mobile Geräte verwendet. Mit den mobilen Geräten werden auch die Materialien für die Herstellung individueller Artikel kommissioniert. Für seine großvolumigen Fertigungsprozesse verwendet RMF Systems die Kanban-Backflush-Methode, bei der die Kosten für die Herstellung eines Artikels nach der Produktion in Kinetic erfasst werden. Kinetic ist zur Datenvisualisierung mit Microsoft Power BI integriert. Zudem ist das System auch mit Microsoft SharePoint integriert, um einen Teil der Dokumente bereitzustellen. Auf diese Weise werden zukünftig auch alle Dokumente und Unterlagen des Unternehmens bereitgestellt – inklusive Angebote, Aufträge, Rechnungen und Lieferantenbestellungen.

RMF Systems ist außerdem dabei, die Anwendungen von Epicor einzubinden und plant, die Automatisierung und Digitalisierung weiter voranzutreiben. Dazu gehören das Lesen von Barcodes mit mobilen Geräten und das Fotografieren eingehender Waren. Das Unternehmen plant außerdem den Einsatz der Kinetic Manufacturing Execution System (MES)-Funktion von Epicor, die den Herstellungsprozess von Rohstoffen bis hin zu fertigen Produkten überwacht, verfolgt, dokumentiert und kontrolliert.

Epicor ist für alle Mitarbeiter infach zu nutzen  

„Im Vergleich zu anderen industriellen Produktivitätslösungen können unsere Mitarbeiter, Epicor mit ein wenig Wissen schnell und einfach nutzen“, erklärte Stoof. „Man braucht keinen Berater, um wichtige Daten und Geschäftsinformationen zu erhalten und zu nutzen. Epicor ist sehr intuitiv, so dass jeder in unserem Unternehmen es effektiv nutzen kann.“

Epicor ist der Schlüssel und das Zentrum der Geschäftsprozesse und -abläufe bei RMF Systems. Unser Geschäft und unsere Reputation beruhen auf den Verpflichtungen, die wir gegenüber unseren Kunden eingehen und die wir einhalten. Epicor hilft uns, effizient und genau das zu liefern, was wir unseren Kunden versprechen.

In den letzten ein bis zwei Jahren ist das Geschäfts- und Produktionsvolumen bei RMF Systems um bis zu 70% gestiegen. Epicor hat dem Unternehmen geholfen, den Anstieg der Nachfrage mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern zu bewältigen. Stoof erläuterte, dass einer der Vorteile von Epicor die schnelle und einfache Drag-and-Drop-Funktion ist, mit der Sie die relevanten Kunden-, Datums- und anderen Informationen nicht erst suchen müssen. So werden die Prozesse beschleunigt und es wird einfacher und schneller, Informationen zu finden. Darüber hinaus hält sich RMF Systems an alle Normen und solche der Fertigungsindustrie wie ISO 9001 und ISO 14001. Mit der Ausweitung des Einsatzes von Epicor zur Verbesserung des Datenzugriffs und der Rechnungsprüfung wird sowohl die Einhaltung der Vorschriften als auch der Nachweis der Einhaltung einfacher.

„Epicor Kinetic ist eine sehr einfach zu bedienende Lösung“, bemerkt Stoof. RMF Systems ist kein großer Hersteller, so dass wir ein Gleichgewicht zwischen einer vollwertigen Produktivitätslösung für die Industrie und Tabellenkalkulationen finden müssen. Unser Fertigungsleiter verwendet Epicor Kinetic, um alles für einen Auftrag zu erfassen und braucht nur ein paar Klicks für den nächsten Schritt. Das ist effizienter, als wenn jemand die Informationen manuell auf einem Stück Papier erfasst.“

Epicor Mobile Warehouse hat RMF Systems außerdem ermöglicht papierbasierte Prozesse durch automatisierte, digitale Prozesse zu ersetzen. Epicor Mobile Warehouse erweist sich als sehr effizient und einfach für die Mitarbeiter“, fügt Stoof hinzu. „So können wir darauf verzichten, jemanden mit einem Ausdruck ins Lager schicken zu müssen, um verschiedene Komponenten und Materialien zu holen.“

RMF Systems hat damit begonnen, die “Aktive Startseite“ in Epicor Kinetic zu nutzen, das eine Momentaufnahme der Geschäftsabläufe bietet und Informationen zu den Bereichen Geschäftsführung, Finanzen, Produktion und Lieferkette enthält. Das Unternehmen verwendet die Homepage, um Arbeitspläne zu erstellen, in denen festgelegt ist, welche Artikel aus dem Lager geholt werden müssen. Derzeit ist Die Homepage über einen Desktop verfügbar, aber RMF Systems wird das System bald auf den mobilen Geräten im Lager zur Verfügung stellen.

Durch den Einsatz von Epicor Kinetic in der Cloud kann die Anwendung problemlos von anderen Firmenstandorten in Frankreich und Spanien genutzt werden, um Bestellungen und Verkäufe zu bearbeiten. Epicor Kinetic synchronisiert die Daten zwischen diesen Büros und der Zentrale mehrmals täglich automatisch. Früher verwendeten die Standorte in Frankreich und Spanien Tabellenkalkulationen und komplexe VPN-basierte Verbindungen, um mit der Zentrale zu kommunizieren.

Im Vergleich zu anderen industriellen Produktivitätslösungen können Sie Epicor mit ein wenig Wissen schnell und einfach nutzen. Man braucht keinen Berater, um wichtige Daten und Geschäftsinformationen zu erhalten und zu nutzen. Epicor ist sehr intuitiv, so dass fast jeder in unserem Unternehmen es effektiv nutzen kann.

„Epicor ist von entscheidender Bedeutung und steht im Mittelpunkt der Geschäftsprozesse und Abläufe bei RMF Systems“, so Stoof abschließend. „Unser Geschäft und unsere Reputation beruhen auf den Verpflichtungen, die wir gegenüber unseren Kunden eingehen und die wir einhalten. Epicor hilft uns, effizient und genau das zu liefern, was wir unseren Kunden versprechen.“