Con la implementación de un software ERP eficaz, los propietarios y líderes de empresas pueden automatizar y optimizar las tareas tediosas de gestión administrativa, ayudar a los empleados a ser más productivos y exitosos en sus funciones, y a tener visibilidad en tiempo real del funcionamiento interno de sus operaciones. Este recurso le proporcionará una descripción detallada sobre el tema de Planificación de Recursos Empresariales. Incluye información sobre los siguientes temas:
Evolución del ERP y tendencias actuales
El término “ERP” o “Planificación de Recursos Empresariales” fue acuñado por primera vez por The Gartner Group, un analista de la industria, en la década de 1990. El término “ERP” se acuñó a partir de la sigla “MRP”, ya conocida en el entorno empresarial en aquel momento. MRP se refiere tanto a “Planificación de Requerimientos de Materiales (MRP)” como a “Planificación de Recursos de Manufactura (MRPII)”. Estos sistemas fueron creados en la década de 1960 cuando las empresas basadas en la manufactura buscaban maneras de mejorar la eficiencia y los procesos de toma de decisiones de los responsables de la línea de producción.
En la década de 1990, The Gartner Group y otras empresas buscaron aplicar los sistemas MRP a otros tipos de negocios y quisieron expandir las capacidades y los procesos a otras áreas dentro de una organización y, así, surgió el término ERP tal como lo conocemos en la actualidad. En los primeros días de su existencia, el ERP se enfocó en organizar datos y optimizar procesos relacionados con las áreas de gestión administrativa, como administración de inventario, cumplimiento, compras, recursos humanos, contabilidad, TI, manufactura, planificación y programación, y otras áreas relacionadas.
Más adelante, con la introducción y el uso generalizado de Internet, el ERP se expandió para incluir otras áreas de una empresa, como gestión de la relación con el cliente (customer relationship management, CRM), Administración de la Relación con los Proveedores (supplier relationship management, SRM), Administración de la Cadena de Suministro (supply chain management, SCM), Inteligencia de Negocios y Comercio Electrónico.
Hoy en día, los sistemas ERP se integran en todas las áreas y funciones dentro de una organización, con su principal propósito en ayudar a los líderes y gerentes a comprender mejor todas las piezas móviles de sus operaciones, identificar oportunidades y tomar decisiones más informadas que, en última instancia, tengan un impacto en el éxito y la viabilidad de sus empresas en el futuro.
El uso de la palabra “empresarial” como parte del término implica que los sistemas ERP son utilizados por empresas de todos los tamaños, tanto grandes como pequeñas. Existen dos tipos principales de sistemas ERP que se implementan en las organizaciones en la actualidad: en las instalaciones y en la nube. Las diferencias entre los dos se explicarán en otra sección de este recurso.
“Los informes del software Compass han sido especialmente reveladores. Por ejemplo, los informes de cambios de costos y ventas de margen bajo nos han ayudado a mantener el control sobre los precios”, señaló Braaten. “Hemos aumentado nuestros márgenes mediante el ajuste de artículos cuyo precio no se había fijado correctamente. Nuestros márgenes flexibles han aumentado un 6 % en toda la empresa”.
“Además, en una de nuestras sedes, se produjo un aumento de $80,000 solo en el margen con la implementación de las soluciones de Epicor, lo cual se debe a que tenemos información confiable para decidir en qué área de la empresa se deben hacer modificaciones”, afirmó Braaten.
Conceptos básicos del ERP y glosario de términos
Existen cientos de conceptos y términos que se relacionan con la Planificación de Recursos Empresariales, pero hay diez que vale la pena entender, antes de que decida implementar un software ERP en su empresa:
- Planificación de Recursos Empresariales (ERP): Son herramientas de Administración de Procesos de Negocios que se pueden utilizar para administrar la información dentro de una organización.
- ERP en las instalaciones: Es el software ERP que se instala a nivel local en su hardware y servidores, y cuya administración está a cargo del personal de TI.
- ERP en la nube: Es el software ERP que existe de manera remota y cuya administración está a cargo de su proveedor.
- Administración de la Cadena de Suministro: Es el flujo de productos y servicios desde el punto de origen hasta el punto de consumo.
- Proveedores externos: Son empresas o socios que se pueden integrar a su sistema ERP.
- Planificación de Requerimientos de Capacidad: Es un método utilizado para determinar la capacidad de producción disponible de una empresa.
- Soluciones de movilidad: Es la capacidad de acceder a sus datos mediante su sistema ERP desde cualquier lugar y mediante el uso de dispositivos móviles.
- Opciones de implementación de sistemas ERP: Son los tipos de sistemas ERP que puede implementar en su organización.
- Arquitectura de Negocios: Es la manera en que se estructura una organización, es decir, todas las piezas móviles.
- Administración de la Relación con el Cliente: Son herramientas que las empresas utilizan para administrar las interacciones con los clientes.
¿Qué es ERP?
Un sistema ERP está conformado por aplicaciones y herramientas que ayudan a todas las áreas de su empresa a comunicarse entre sí de manera más eficaz. Los sistemas ERP integran todas las facetas de una empresa en un sistema de información integral. Por ejemplo, los empleados que trabajan en el área de Planificación y Programación tienen acceso a los mismos datos que el personal de Administración Financiera para sus necesidades específicas. Todos los datos están disponibles en tiempo real, lo que permite que los empleados tomen decisiones empresariales más informadas y con mayor rapidez. Con los sistemas ERP, todas las funciones empresariales esenciales —estimaciones, producción, finanzas, recursos humanos, marketing, ventas, compras— comparten una fuente central de información actualizada. Los sistemas ERP optimizan la recolección, el almacenamiento y el uso de los datos de su organización. El sistema ERP correcto puede ayudarlo a recolectar y almacenar datos en un lugar centralizado de áreas como las siguientes:
- Finanzas y Contabilidad;
- Recursos Humanos;
- Administración de la Relación con el Cliente;
- Administración de la Producción;
- Inteligencia de Negocios;
- Administración de Almacenes;
- Administración de Inventario;
- Administración de la Cadena de Suministro;
- Punto de Venta (POS);
- Comercio Electrónico.
Principales beneficios de los sistemas ERP
¿Por qué en la actualidad más empresas de todos los tamaños implementan sistemas ERP que antes? A continuación se detallan algunos de los principales motivos y beneficios por los que las organizaciones utilizan sistemas ERP:
- Finanzas y Contabilidad.
- Les proporcionan a los líderes empresariales visibilidad en tiempo real de sus operaciones.
- Les proporcionan a los líderes y equipos empresariales acceso instantáneo a sus cadenas de suministro globales.
- Les permiten a los líderes empresariales identificar desafíos, descubrir oportunidades y tomar decisiones más rápidas que impactan a diferentes áreas de sus empresas.
- Ayudan a automatizar y optimizar tareas tediosas y procesos redundantes.
- Les proporcionan a los empleados las herramientas y los datos que necesitan para ser exitosos.
- Les proporcionan a las organizaciones un solo punto de información verdadera.
- Se puede acceder a los sistemas ERP desde cualquier lugar (de manera remota y mediante dispositivos móviles).
- Ayudan a aumentar la productividad del equipo.
- Facilitan la colaboración entre los equipos y con los proveedores externos.
- Ofrecen poderosas herramientas de informes y pronósticos que puede utilizar para tomar decisiones informadas sobre el futuro de su empresa.
- Mantienen la seguridad de los datos y ayudan a garantizar que su empresa siga operando conforme a lineamientos y leyes reglamentarios globales.
Cómo decidir si/cuándo su empresa necesita un sistema ERP
Todas las empresas son diferentes y enfrentan diferentes desafíos en distintos momentos; entonces, ¿cómo saber si la decisión de invertir en un sistema ERP es adecuada para su empresa y cuándo se debe hacer?
Si puede marcar la mayoría de los elementos de esta lista, es probable que sea conveniente comenzar a evaluar los proveedores de software ERP y trabajar con el objetivo de asignar los recursos necesarios para su implementación:
- Los miembros de su equipo dedican mucho tiempo a tareas que sabe que podrían automatizarse y optimizarse.
- No tiene fácil acceso a los datos que necesita para tomar decisiones informadas sobre su empresa.
- Trabaja con proveedores y aplicaciones de terceros de todo el mundo.
- Cuenta con una amplia gama de herramientas y procesos de software que ha adoptado e implementado para su empresa durante años, pero no están conectados entre sí.
- No sabe la situación real en la que se encuentran los niveles de inventario a diario.
- Está dedicando mucho tiempo propio a buscar información, intentar aumentar la productividad y la eficiencia, e integrar nuevas herramientas que son necesarias para mejorar su posición. Les resulta difícil a sus equipos trabajar en colaboración y compartir información.
- No puede acceder a datos e información esenciales de su empresa cuando no se encuentra en las instalaciones.
- Tiene dificultades para estar al día con los cambios relacionados con el cumplimiento reglamentario.
- Detecta o soluciona los problemas cuando ya es demasiado tarde; en otras palabras, no puede ser tan proactivo como quisiera en lo que respecta a identificar problemas que deben solucionarse para que las operaciones se sigan realizando sin problemas.
Si puede marcar como mínimo el sesenta o setenta por ciento de los elementos de la lista anterior, es momento de comenzar a explorar proveedores.
Para justificar la inversión necesaria para utilizar un sistema ERP en su empresa, utilice la lista de verificación que se le proporcionó anteriormente. Enumere los desafíos específicos que considera que enfrenta su empresa y hable con el responsable de la toma de decisiones acerca de cómo piensa que un sistema ERP podría ser útil.
Tipos de opciones de implementación de sistemas ERP
En la actualidad, existen dos tipos principales de implementación de sistemas ERP disponibles para las empresas: en la nube y en las instalaciones.
El sistema ERP en las instalaciones se implementa a nivel local en su hardware y servidores, y su administración está cargo del personal de TI. Las empresas que eligen esta opción desean tener más autonomía con respecto a su implementación.
El software ERP en la nube es similar al sistema ERP tradicional y funciona de la misma manera. La única diferencia es la manera en que se implementa. Con el software ERP en la nube, en lugar de que el alojamiento de servidores y hardware de almacenamiento se realice en el lugar, el proveedor de ERP brinda el alojamiento para usted. Para acceder a su sistema ERP, simplemente debe ingresar a un sitio web alojado en línea (en la nube).
El software ERP en la nube ofrece seguridad de nivel empresarial para proteger a las empresas actuales, así como también un menor costo de propiedad, facilidad de uso y flexibilidad de configuración. También le ofrece acceso y visibilidad en tiempo real a la información de su empresa mediante teléfonos celulares u otros dispositivos móviles, sin importar en qué parte del mundo se encuentre.
Epicor ofrece software ERP en la nube, en las instalaciones y como solución móvil, lo que sea más conveniente para su empresa.
Lea los diez motivos por los cuales los líderes empresariales eligen el software ERP en la nube de Epicor para conocer los beneficios del ERP en la nube.
¿Se pregunta qué opción es la adecuada para su empresa? Comuníquese con uno de nuestros expertos hoy mismo.
Cómo elegir la solución adecuada
Si está buscando su primer sistema ERP o desea actualizar un sistema existente, el proceso de evaluación, selección e implementación es una decisión estratégica a largo plazo para su organización.
Para ayudarlo a lo largo de este proceso, a continuación, se detallan ocho pasos simples que puede seguir para seleccionar con éxito un sistema ERP:
- Paso 1: Evaluación: reúna a los miembros del equipo de liderazgo y comiencen a conversar sobre el sistema ERP. Asegúrese de que haya transparencia en la manera en que todos evalúan a los proveedores.
- Paso 2: Análisis: observe su empresa y sus operaciones de manera crítica para determinar qué funciona bien, qué desafíos enfrentan y qué considera que necesitan para mejorar su posición o realizar mejoras.
- Paso 3: Establecimiento de criterios: desarrolle criterios estándares para evaluar a los proveedores. Los criterios pueden incluir funciones, precios, plataforma y cualquier otro aspecto que el equipo considere importante para realizar las evaluaciones.
- Paso 4: Programación de consultas: programe llamadas telefónicas, reuniones en persona o demostraciones en línea con los representantes de ventas y expertos en productos de los proveedores que está considerando. Obtenga una primera impresión sobre cada empresa e intente tomar nota de las diferencias entre los proveedores con los que conversa.
- Paso 5: Preselección: limite la lista a dos o tres candidatos a los que le gustaría seguir evaluando.
- Paso 6: Comunicación: comuníquese con los proveedores preseleccionados y programe llamadas de seguimiento para obtener más información sobre cómo sus productos podrían ser útiles para su empresa.
- Paso 7: Preparación de preguntas que aborden sus inquietudes: prepare preguntas específicas que quisiera que cada proveedor responda durante la llamada de seguimiento.
- Paso 8: Verificación de referencias del proveedor: hable con otras empresas que hayan implementado sistemas ERP de proveedores que esté considerando. Pregúnteles qué les gustó, qué no les gustó, qué no esperaban, si recomendarían el proveedor en cuestión, etc. Obtenga tanta información de ellos como sea posible para tomar una decisión final. Una vez que haya seleccionado el proveedor de ERP en función de su empresa y sus necesidades, dedique tiempo a analizar todo el proyecto, de principio a fin. Trabaje junto con su proveedor de ERP para establecer los objetivos más importantes y diseñar el camino que lo llevará al éxito.
Cómo Epicor puede ayudar a su empresa
Epicor promueve el crecimiento empresarial. Proporcionamos un software ERP flexible específico según la industria, diseñado en torno a las necesidades de nuestros clientes de las industrias de manufactura, distribución, minoristas y servicios. Los 50 años de experiencia en los procesos empresariales y requerimientos operativos únicos de nuestros clientes se integran en todas las soluciones: en la nube, en el servidor o bien, en las instalaciones. Con un conocimiento profundo de su industria, las soluciones de Epicor promueven el crecimiento a la vez que administran la complejidad. El resultado de esto son soluciones de gran alcance que liberan sus recursos para que pueda hacer crecer su empresa.
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Implementación de un sistema ERP en su organización
Cuando finalmente esté listo para implementar un sistema ERP en su organización, siga los siguientes consejos y mejores prácticas para garantizar su éxito:
- Comprenda los procesos empresariales y los requerimientos clave. Comprenda mejor todas las áreas, los procesos y las herramientas que conforman su empresa. Dedique tiempo a documentar áreas problemáticas, procesos que funcionan, preguntas que tenga y cualquier otra observación que desee registrar para preparar la implementación de un nuevo sistema en su empresa.
- Elabore un caso empresarial para el ERP con un retorno de inversión (return on investment, ROI) positivo. Elabore una lista de los beneficios de implementar el software ERP. Comparta su lista con los miembros del equipo, los tomadores de decisiones y las partes interesadas clave. Enfóquese en lo que no funciona en su organización actualmente y cómo piensa que un sistema ERP podría ayudar. Decida cuáles serán los indicadores de desempeño clave (key performance indicator, KPI) según los cuales medirá el sistema ERP nuevo una vez que se haya implementado por completo en su organización.
- Asegúrese de que haya una gestión de proyectos adecuada y compromiso de los recursos. Asigne a un miembro de su equipo la tarea de administrar el proceso de implementación de principio a fin. Asegúrese de que esa persona tenga los recursos que necesita para obtener resultados satisfactorios.
- Logre el compromiso a nivel ejecutivo y organizacional. Obtenga el apoyo y el compromiso total de todas las personas de la organización, desde los niveles jerárquicos más altos a los más bajos. Asegúrese de que todas las personas comprendan lo que usted está haciendo, por qué lo está haciendo y cómo las afecta tanto a ellas como a su trabajo.
- Reconozca el valor de planificar con anticipación. Reduzca la cantidad de tiempo que toma implementar por completo un sistema ERP en su organización mediante la planificación con anticipación. Considere los recursos que necesitará en cada paso del trayecto para que la fase de implementación se realice sin problemas con la mayor eficiencia posible.
- Enfóquese en la migración de datos al inicio del proceso de implementación. Decida la cantidad de datos históricos que desea migrar a su sistema y después planifique el inicio del proceso de migración tan pronto como sea posible. Esperar hasta el final puede causar estragos en las operaciones de su empresa. Invierta en capacitación y en la administración de cambios. Proporcióneles a los empleados y a los miembros del equipo tiempo suficiente para comprender por qué implementa un nuevo sistema ERP y cómo afectará sus funciones. Asegúrese de que todas las personas participen y anime a los miembros del equipo a que se comuniquen con usted si necesitan ayuda.
- Sepa por qué implementa un sistema ERP. Recuerde por qué implementa un sistema ERP nuevo en primer lugar. Defina los requerimientos, establezca indicadores y diseñe un plan de negocios que establezca con claridad los beneficios que la empresa espera obtener a partir de la implementación.
- Busque ayuda externa cuando la necesite. Si considera que necesitará algo de ayuda adicional durante cualquier parte del proceso de implementación, comuníquese con un consultor y aproveche sus conocimientos y asesoramiento.
Seguir estas recomendaciones y las mejores prácticas hará que todo el proceso de implementación se realice de manera mucho más eficaz. También lo ayudarán a obtener el apoyo que necesita de sus empleados para cumplir los objetivos y los KPI que desea lograr una vez que se implemente el sistema ERP.
Descargue este informe técnico para obtener más detalles sobre las mejores prácticas de implementación de un sistema ERP.
Medir el desempeño de su sistema ERP es una parte importante para poder validar la inversión que realizó o continuará realizando con el tiempo. Al implementar un sistema ERP en su organización, establezca objetivos específicos y KPIs según los cuales trabajará una vez que se haya implementado el nuevo sistema. La manera en que medirá el desempeño dependerá de la naturaleza de su empresa, pero existen algunas preguntas generales que debe tener en cuenta al establecer sus KPI:
- ¿Aumentará este sistema la productividad de mis empleados? ¿En qué medida?
- ¿Aumentará este sistema mi satisfacción y la de mis empleados?
- ¿Cómo afectará este nuevo sistema ERP la satisfacción del cliente? ¿Puedo predecir un impacto medible y establecer un objetivo específico?
- ¿Nos permitirá aumentar las ventas, las ventas repetidas, las tasas de conversión, las tasas de retención de clientes, etc.? ¿En qué medida?
- ¿Nos dará este nuevo sistema ERP una ventaja estratégica sobre la competencia? ¿Cómo?
- ¿Mejorará las relaciones y los procesos con los proveedores globales? ¿Cómo puedo realizar un seguimiento y cuáles son mis objetivos?
- ¿Mejorará este sistema las actividades de la cadena de suministro y del inventario? ¿Cuáles son los indicadores principales de los cuales realizamos un seguimiento y cómo mejorarán después de implementar el sistema ERP?
Considere los indicadores y los objetivos de los cuales realiza un seguimiento actualmente en su organización y luego realice predicciones y establezca KPI para realizar un seguimiento del éxito y el progreso en el tiempo, una vez que implemente el nuevo sistema ERP.
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