El inventario ocupa mucho lugar y se presenta de distintas formas, entre ellas, materias primas, componentes, trabajos en curso y productos terminados. Un negocio necesita un sistema de inventario efectivo para optimizar su rentabilidad ya que, independientemente de cómo se vea su inventario físico, hay algo que está claro: todo lo que incluye representa dinero.
El sistema de inventario es el proceso de aprovisionamiento, almacenamiento y venta del inventario. Un concepto simple, pero que se ha vuelto increíblemente complejo en la cadena de suministro moderna. La definición de sistema de inventario varía según los tipos de productos que se fabriquen y la manera en que se venden. Sin embargo, todas las empresas que llevan un inventario comparten los mismos desafíos en una nueva era de expectativas en tiempo real de los consumidores.
Todo se reduce a los datos. El software de sistema de inventario que optimiza los datos también optimiza el flujo de caja, prevé la demanda futura e impulsa el crecimiento. Sin un sistema de inventario efectivo, las compañías no pueden mantener una supervisión de los datos. En consecuencia, quedan atrapadas en un ciclo de intentar ponerse al día, en el cual la idea de crecimiento parece inalcanzable.
Entonces, ¿cómo las compañías logran salir del caos que producen los problemas de inventario diarios? Las aplicaciones de software modernas ayudan a las empresas a organizarse y acceder a los datos mediante dispositivos móviles comunes.
Distintas industrias requieren configuraciones únicas para garantizar la efectividad del sistema de inventario. Tenga cuidado con lo genérico. El software de sistema de inventario principal se aplica a diversas industrias, pero la interfaz de usuario debe ser para la industria específica (por ejemplo: minoristas, distribución). La interfaz personalizada se puede diseñar específicamente para los clientes, lo que ofrece una experiencia intuitiva y facilita la interpretación de los datos a todas las partes interesadas: personal de existencias, gerentes de inventario, compras, envío y recepción, propiedad, administración de almacenes, producción, etc.
El software se puede configurar con el método de inventario deseado. Los proveedores de software consideran todas las variables y configuran los sistemas para que utilicen las mejores técnicas y ayuden a lograr metas específicas. Revisemos algunos de los diferentes métodos para administrar el inventario:
Justo a Tiempo (Just-In-Time, JIT) es un método mediante el cual las compañías piden y reciben inventario para fines de producción y ventas según lo necesiten. Organiza los pedidos de los proveedores en conexión directa con los cronogramas de producción. El método reduce las existencias sin uso del inventario sobrante. Al reducir el desperdicio, el método JIT puede aumentar la eficiencia.
La Planeación de Requerimientos de Materiales (Materials Requirement Planning, MRP) se basa en los registros de ventas para prever de forma precisa las necesidades de inventario; para ello, desglosa los requerimientos de inventario en períodos de planeación a fin de lograr una producción oportuna y evitar los excesos en los niveles de inventario y los costos de mantenimiento. Ahora, el método MRP se puede aplicar en casi todas las industrias, incluida la industria de servicios.
La Cantidad Económica de Pedido (Economic Order Quantity, EOQ) es el número de unidades que una compañía debería agregar a su inventario en cada pedido para minimizar los costos totales de inventario. El inventario se supervisa de forma continua y se pide una cantidad fija cuando los niveles del inventario alcanzan un punto determinado para volver a realizar el pedido. Esto garantiza la reposición inmediata a los niveles adecuados para minimizar faltantes y sobrantes.
Los Días de Venta de Inventario (Days Sales Inventory, DSI) se refiere al tiempo promedio en días en que una compañía tarda en convertir su inventario (incluidos los bienes en proceso) en ventas. Algunas compañías tienen productos que se venden rápido y otras pueden mantenerlos en el inventario durante más tiempo; por lo tanto, los valores de DSI varían considerablemente y deberían compararse únicamente con los valores de otras compañías del mismo sector. Por ejemplo, los DSI calculados para un proveedor de materiales de construcción y un minorista, como Target, tendrán significados diferentes.
El Inventario Administrado por el Proveedor (Vendor Managed Inventory, VMI) transfiere parte de las responsabilidades del sistema de inventario de los minoristas u otros negocios a sus proveedores. Por ejemplo, al compartir datos de inventario entre un minorista y un distribuidor de productos, el distribuidor puede asumir la responsabilidad de mantener las tiendas con los niveles de inventario acordados.
Independientemente del método de inventario, el software de sistema de inventario tiene la capacidad de optimizar los datos para eliminar los costos ocultos de inventario.
De acuerdo con una encuesta realizada en octubre de 2018 por Coresight Research y Celect, las rebajas significaron un costo de aproximadamente $300,000 millones en los ingresos solamente para los minoristas de productos no comestibles en 2018, lo que equivale a un 12 % de sus ventas. Muchas compañías conocen las cargas de los costos de inventario ocultos pero, aun así, prefieren tener inventario para satisfacer la demanda en lugar de abordar los costos de un inventario excesivo. Entonces, ¿qué son los costos ocultos y cómo se pueden minimizar?
Todos estos costos se desarrollan en segundo plano y ralentizan y evitan el crecimiento. Afortunadamente, la sofisticación de las aplicaciones de software ha avanzado mucho en los últimos dos años. Y, si se utilizan, permitirían eliminar los costos ocultos.
Al consultar a compañías que han dominado el control de inventario, notará que surgen temas como la transparencia, la integridad de datos y la automatización. Hoy en día, el software de sistema de inventario puede ayudar a eliminar las conjeturas del control de inventario y automatizar el proceso para que las compañías puedan centrarse no solo en el crecimiento, sino también en adquirir ventaja competitiva.
El 60 % de las ventas de American Packaging se relacionan con pedidos personalizados. Esto presenta desafíos únicos. “Desglosar los datos de ventas es de suma importancia para nosotros”, expresó Howard Edelman, Vicepresidente de Marketing. “Ahora, si los clientes nos llaman y dicen ‘Les pedí esta caja hace varios meses, pero no puedo recordar las dimensiones’, podemos ver rápidamente su historial de ventas y obtener esa información en segundos”.
No siempre fue así de fácil. Su sistema anterior no podía proporcionarles los datos que necesitaban para responder las preguntas de los clientes y controlar su inventario. “Tuvimos una cantidad abismal de problemas de control de inventario con nuestro sistema anterior”, explicó Edelman. “En ese momento, probablemente teníamos una precisión del 25 % en nuestro almacén, por lo que realizábamos un control de inventario tres o cuatro veces al año en promedio”.
Hoy, con Prophet 21, American Packaging necesita controlar su inventario físico solo una vez al año. El proceso lleva aproximadamente cuatro horas y han logrado una precisión del 99 %.
A Few Cool Hardware Stores utiliza el software para minoristas de Epicor para prever mejor el inventario. “El inventario impulsa las ventas; por lo tanto, poder disminuir el costo total de inventario mientras logramos un aumento de ingresos es la meta final, y lo estamos logrando gracias a Epicor”, expresó Friedman. “La solución de planeación de inventario Epicor Eagle Inventory Planner nos ayudó a disminuir nuestros costos de inventario y mejorar nuestra posición respecto de nuestras existencias. Y continuamos mejorando esa posición al seguir las prácticas recomendadas de la industria y de Epicor. Hasta la fecha, pudimos liberar $200,000 en flujo de caja, y nuestros procesos de administración de inventario han cambiado de forma significativa. Además, hemos percibido un incremento en nuestros ingresos del 5.2 %”.
Antes de 2016, A.L.L. Roofing Materials tenía un sistema anticuado: “Era muy torpe... No favorecía el crecimiento en absoluto ni nos permitiría estar a la altura de la competencia”, expresó Michelle Cassady, Gerenta General de A.L.L. Roofing Materials. La lentitud de su servicio al cliente y el gran número de incrementos de precios incorrectos puso en desventaja a A.L.L.
La situación cambió cuando A.L.L. decidió invertir en el software de administración de inventario Epicor BisTrack, diseñado para aprovechar los datos. Los miembros del equipo obtuvieron respuestas en segundos a través de datos en tiempo real. También, ganaron visibilidad instantánea del inventario y realizaron ajustes rápidos. Se mejoraron los recuentos de ciclos, los pedidos especiales y los pedidos de existencias. La posibilidad de tener la documentación digitalizada eliminó la necesidad de documentos escritos. “Tengo todo al alcance de mi mano”, expresó Nick Posey, Gerente de Compras de A.L.L. El software los ayudó a mejorar en todo sentido– “El sistema ha logrado conectar mejor a todo el equipo”, agregó Posey.
A.C. Brothers solía tener problemas debido al inventario faltante o sobrante. “La falta de un sistema de inventario adecuado implicaba que los costos de mantenimiento fueran impredecibles y, algunas veces, muy altos. Otras veces, la entrega de pedidos se retrasaba, lo que provocaba la insatisfacción del cliente”, expresó Gaurav Chandra, Director General.
Hoy en día, Kinetic (nuevo nombre para Epicor ERP) los ayuda a tomar el control. “Todos usamos los mismos datos, lo que implica una mejor comprensión del desempeño de la compañía, y una mejora en la utilización de los recursos. Además, también mejoró la planeación de materiales. Es mucho más precisa para la adquisición a nivel local, lo que permite entregar de forma oportuna los pedidos de los clientes. Nuestros clientes y proveedores están más conformes y podemos tomar decisiones con mayor rapidez para lograr el crecimiento”.
Los sistemas de inventario actuales mitigan el riesgo en cada dirección y mejoran todas las facetas del negocio.
La integridad de datos y movilidad son esenciales para que un sistema de inventario tenga éxito en 2020 y en los años siguientes. La clave es encontrar un proveedor de planeación de recursos empresariales que entienda los desafíos de las industrias específicas y encuentre la mejor forma para adaptar el software inteligente al programa actual de la compañía.
Jergens Industrial Supply (JIS) encontró el éxito al integrar el software Prophet 21 de Epicor y experimentó una productividad mejorada del 30 %, lo que representa millones de dólares en ahorros de costos. Como uno de los 300 fabricantes de suministros industriales principales en los EE. UU., JIS buscaba competir con sus rivales más importantes y satisfacer las demandas de una experiencia del cliente basada en la tecnología por parte de una creciente base de clientes pertenecientes a la generación del milenio. El nuevo software de JIS les permitió convertirse en un ente disruptivo digital al llevar el inventario justo a tiempo a otro nivel. “JIS pudo llegar a un sector demográfico de clientes completamente nuevo,” “explicó Matt Schron, Gerente General de Jergens.
Puede ser difícil para las compañías centrarse en el crecimiento de su negocio cuando deben enfocarse continuamente en las tareas diarias; sin embargo, el software de sistema de inventario inteligente les permite a las compañías poner fin al ciclo de estancamiento, impulsar el crecimiento y salir adelante.
Equípese con herramientas modernas que lo ayudarán a impulsar el crecimiento en 2020 y en los años siguientes. Lea más sobre las soluciones para la administración de inventario de Epicor.
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