En el acelerado entorno empresarial actual, la eficiencia es la clave para mantener una fuerte ventaja competitiva. Un área en la que las empresas pueden mejorar significativamente su eficiencia es en sus procesos de cuentas por pagar.
La automatización de las cuentas por pagar, o automatización AP, es el uso de la tecnología para racionalizar y automatizar las tareas relacionadas con la administración de las cuentas por pagar de una empresa. Esto incluye la recepción, el procesamiento y el pago de facturas. Mediante la automatización de las cuentas por pagar, su empresa puede reducir el esfuerzo manual, minimizar los errores y mejorar el control financiero general.
Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre la automatización de las cuentas por pagar, incluidos los retos que resuelve, sus beneficios y cómo encontrar la plataforma adecuada para su empresa.
¿Qué es la automatización AP?
La automatización de las cuentas por pagar implica el uso de soluciones de software para gestionar las tareas que tradicionalmente se realizaban manualmente en el departamento de cuentas por pagar. Estas tareas incluyen la introducción de datos, el procesamiento de facturas, las aprobaciones y los pagos.
El objetivo de la automatización de AP es hacer que estos procesos sean más eficientes y precisos, permitiendo a su empresa administrar sus cuentas por pagar de manera más eficaz y con menos recursos. Las facturas suelen recibirse electrónicamente en el marco de la automatización de AP. Puede aceptar facturas por correo electrónico o a través de un portal de pagos específico.
El software extrae datos irrelevantes de las facturas, como información sobre el proveedor, importes y fechas. Su plataforma introducirá automáticamente los datos en el sistema contable de la empresa, eliminando la necesidad de reintroducir datos manualmente.
La factura se envía posteriormente para su aprobación de acuerdo con flujos de trabajo predefinidos, garantizando que son revisadas y aprobadas por el personal adecuado. Una vez aprobadas, las facturas se programan para su pago, que también puede automatizarse para garantizar la puntualidad de los pagos.
Evitar retrasos en la tramitación de AP puede promover mejores relaciones con sus socios proveedores y minimizar las fricciones con los clientes.
¿Cómo funcionan las soluciones de automatización de AP?
Las soluciones de automatización de AP realizan un proceso de varias etapas para capturar, analizar y utilizar los datos de las facturas. La primera fase consiste en recibir facturas electrónicas en formatos como PDF, EDI o a través de un portal en línea específico.
También puede convertir documentos de papel en digitales. Se puede utilizar tecnología avanzada de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer datos de facturas en papel escaneadas. La plataforma validará los datos con reglas predefinidas y los cruzará con las órdenes de compra para garantizar su exactitud.
Las facturas validadas se encaminan a través de los flujos de trabajo automatizados para su aprobación. Puede personalizar estos flujos de trabajo para adaptarlos al proceso de aprobación de su organización y garantizar que los documentos validados se envían al miembro del equipo adecuado.
Una vez que usted o la persona designada por usted den luz verde a la factura, el sistema programará automáticamente el pago de las facturas. Puede procesar los pagos a través de varios métodos, como transferencias bancarias o cheques. El programa registrará automáticamente la transacción en su sistema contable integrado.
Las mejores soluciones de automatización de AP ayudan a proporcionar informes en tiempo real y capacidades de análisis. Puede utilizar estas herramientas para realizar un seguimiento de sus cuentas por pagar, controlar el flujo de caja y obtener información sobre los patrones de gasto.
Tradicionalmente, había que recopilar estos datos y realizar el proceso de elaboración de informes manualmente. Este enfoque de la vieja escuela agrava aún más la inversión de tiempo necesaria para el procesamiento manual de las cuentas por pagar.
La integración de su plataforma automatizada con su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) le aportará aún más valor. Una integración ayudará a garantizar que los datos fluyan sin problemas desde el sistema AP al ERP, manteniendo sus datos precisos, actualizados y coherentes en todas las plataformas.
Retos de las cuentas por pagar manuales
Es fácil caer víctima de la mentalidad de «si no está roto, no lo arregles» cuando se trata de cuentas por pagar. Al fin y al cabo, si el flujo de caja es estable y las facturas se pagan a tiempo, ¿para qué cambiar nada?
En realidad, los procesos manuales de cuentas por pagar están muy deteriorados y podrían estar impidiendo que su empresa maximice su rentabilidad.
Estos son algunos de los muchos desafíos a los que se enfrentará su empresa al procesar manualmente los AP:
Errores en la captura de datos
La gente comete errores. Incluso los trabajadores más diligentes van a cometer errores de vez en cuando. Aunque muchos de estos errores pueden ser relativamente menores y fáciles de solucionar, otros pueden tardar semanas en descubrirse y afectar drásticamente a la exactitud de tus registros contables.
Estos errores pueden dar lugar a problemas de cumplimiento, discrepancias en sus registros contables y otros problemas extremadamente costosos y difíciles de solucionar. Algunas repercusiones potenciales son los pagos en exceso, los pagos duplicados o los retrasos en los pagos. Independientemente de cuál de estos errores encuentre, alguien se verá afectado negativamente.
Tiempo perdido
¿Es realmente el proceso manual de las cuentas por pagar el mejor uso del tiempo de su equipo? Los procesos manuales de AP requieren mucho tiempo y trabajo. Su personal de AP debe dedicar un tiempo considerable a tareas como abrir el correo, introducir datos y buscar aprobaciones.
Su tiempo y energía podrían emplearse mejor en actividades más estratégicas que ayuden a su empresa a alcanzar sus objetivos a largo plazo. Reducir el tiempo perdido es una de las claves para dar los siguientes pasos en su empresa. Liberar a su plantilla actual para que se enfoque en actividades más dinámicas le permitirá aprovechar nuevas oportunidades sin tener que asumir unos costos salariales desorbitados.
Falta de visibilidad
¿Tiene una visión en tiempo real de sus procedimientos y flujos de trabajo contables? Si sigue procesando las cuentas por pagar manualmente, probablemente la respuesta sea no. Los procesos manuales dificultan el seguimiento del estado de las facturas y los pagos.
Esta falta de visibilidad puede dar lugar al incumplimiento de los plazos de pago, a retrasos en los pagos y a tensiones en las relaciones con los proveedores. Promover una mejor visibilidad y darse acceso a datos en tiempo real le permitirá tomar mejores decisiones. Podrá evaluar el estado de su negocio utilizando datos precisos y actualizados e identificar riesgos o posibles problemas de tesorería antes de que afecten negativamente a su cuenta de resultados
Cuellos de botella en la aprobación
Piense por un momento en su propia empresa. ¿Cuántas personas están autorizadas a aprobar las cuentas por pagar antes de que se finalicen las facturas y se pague a los proveedores? Si sólo una o dos personas están autorizadas a aprobar las facturas de cuentas por pagar, puede encontrarse con cuellos de botella que provoquen retrasos en los pagos y la frustración de los proveedores.
Si bien es importante limitar quién puede aprobar las solicitudes de las cuentas por pagar, también debe asegurarse de que las solicitudes pendientes se aprueben de forma eficiente para que sus proveedores reciban el pago puntualmente. Automatizar el proceso de aprobación ayudará a garantizar que las facturas pendientes lleguen antes a tu mesa y evitará que tu equipo tenga que perder tiempo persiguiéndote para conseguir una firma.
Costos elevados de procesamiento
El costo de presentar una factura y emitir el pago manualmente puede ser significativo si se tienen en cuenta factores como:
- Mano de obra
- Papel
- Impresión
- Envío por correo
Estos costos pueden acumularse con rapidez, especialmente si su empresa realiza un gran volumen de transacciones.
Riesgo de fraude
Los procesos contables manuales son más susceptibles de fraude y pagos no autorizados. Sin los controles y pistas de auditoría adecuados, es más fácil que las facturas fraudulentas pasen desapercibidas durante semanas o incluso meses.
La digitalización de sus facturas AP facilita enormemente la realización de auditorías, el análisis de tendencias y la identificación de comportamientos sospechosos. Si observa algo inusual, puede iniciar rápidamente una investigación y determinar si se trata de un error honesto, un caso de fraude o algo totalmente distinto.
Falta de escalabilidad
El crecimiento de su empresa es sin duda uno de sus muchos objetivos como líder empresarial. Aunque la mayoría de los problemas de crecimiento se centran en el front-end de las operaciones, como el proceso de pedidos y el mantenimiento del inventario, también tendrá que aumentar las actividades de back-office, incluido el proceso de cuentas por pagar.
La contratación de un solo empleado de contabilidad le costará decenas de miles de dólares al año. Si contrata a más empleados demasiado pronto, sus gastos de nómina se inflarán y entorpecerán el crecimiento a largo plazo. Si espera demasiado para ofrecer ayuda adicional a sus procesos contables, es posible que se sientan agotados y frustrados.
7 beneficios de la automatización de AP
La implementación de una solución de automatización de cuentas por pagar es el camino a seguir para su empresa. He aquí siete beneficios clave de dar el salto:
1. Aumento de la eficiencia
La automatización del procesamiento de AP reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para verificar los documentos y realizar los pagos. Puede automatizar la captura de datos, la validación y otros flujos de trabajo relacionados con las cuentas por pagar, lo que permite al personal de contabilidad centrarse en tareas de mayor valor añadido.
2. Mayor Precisión
¿Quiere dejar los errores contables en el retrovisor para siempre? La automatización minimiza el riesgo de error humano y de introducción y procesamiento de datos. Su personal ya no tendrá que dedicarse a tareas tediosas y redundantes que aumentan el riesgo de que se produzca una errata u otro error en la introducción de datos.
Podrán dedicar este tiempo adicional a tareas más importantes que ayuden a aportar un valor significativo a la organización.
3. Mejor visibilidad
Los procesos manuales de AP a menudo pueden dejarle con la sensación de estar trabajando en la oscuridad. No tendrá una visión clara del flujo de caja ni de los gastos de salida a corto plazo. Mediante la automatización, puede acceder a información en tiempo real sobre las facturas de tesorería y los pagos pendientes.
Estos datos le ayudan a administrar su tesorería de forma más eficaz y a asegurarse de que dispone de la liquidez necesaria para aprovechar las oportunidades que surjan.
4. Aprobaciones más rápidas
La automatización de las cuentas por pagar sienta las bases para una aprobación más rápida de los documentos y una menor pérdida de tiempo. Su equipo puede enviarle automáticamente los documentos cuando estén listos para su firma, y usted puede dar su aprobación final electrónicamente desde cualquier lugar.
Esta función le da libertad para ocuparse de sus otras responsabilidades sin causar inadvertidamente retrasos en los procesos de cuentas por pagar.
5. Ahorro de costos
Liberar capital y eliminar residuos son algunas de las claves del crecimiento empresarial a largo plazo. La automatización puede reducir drásticamente sus costos de mano de obra relacionados con AP y permitirle aprovechar recursos críticos para otras tareas empresariales. También podrá reducir o eliminar los gastos de impresión, correo y papel.
6. Menor riesgo de fraude
La digitalización de sus procesos de AP le permite supervisar y realizar un seguimiento de todo. Puede identificar rápidamente anomalías en las solicitudes de cuentas por pagar y proteger mejor su empresa contra los casos de fraude.
Las tecnologías de automatización cotejarán las facturas con las órdenes de compra y los contratos para garantizar que sólo se paguen las solicitudes de cuentas por pagar válidas.
7. Escalabilidad
La automatización de las cuentas por pagar prepara el terreno para el crecimiento empresarial. A medida que aumenta el volumen de transacciones que realiza, su tecnología de automatización puede ampliarse fácilmente para satisfacer las demandas cambiantes. Puede asumir más facturas de AP sin necesidad de contratar más personal ni aumentar los costos de nómina.
¿Cómo seleccionar el software de automatización de AP?
Elegir el software de automatización de cuentas por pagar adecuado es crucial para maximizar las ventajas descritas anteriormente y garantizar una implementación sin problemas de la nueva tecnología.
Estos son algunos de los factores clave que hay que tener en cuenta a la hora de seleccionar un software de automatización de cuentas por pagar:
Identifique su motivación
Aunque es comprensible que esté entusiasmado por empezar a explorar tecnologías y elaborar una lista de funciones deseadas, lo primero que debe hacer es identificar su motivación para automatizar las cuentas por pagar. Sea concreto. Enumere sus objetivos, los beneficios que espera obtener y cómo afectará a su empresa a corto y largo plazo la inversión en una tecnología de este tipo.
Asegúrese de que sus objetivos son claros y medibles. Determine qué se considerará un éxito y qué parámetros utilizará para asegurarse de que su inversión en la nueva tecnología proporciona el retorno de la inversión (ROI) esperado.
Contar con un plan claro le ayudará a movilizar a las partes interesadas y a animar a sus empleados a participar en la iniciativa.
Determine lo que debe y lo que le gusta tener
Después de determinar por qué está invirtiendo en un software de automatización de cuentas por pagar, haga una lista de sus características imprescindibles. Estos elementos no deben ser negociables. Si el software que está considerando no tiene una de estas capacidades, debe eliminarlo inmediatamente de su lista.
También debería hacer una lista de funciones que le gustaría tener. Se trata de herramientas y funciones adicionales que preferiría tener en su software, pero en las que está dispuesto a ceder para asegurarse de que todas las casillas imprescindibles están marcadas.
Elabore una breve lista de posibles soluciones
Utilice sus criterios para identificar un conjunto de posibles soluciones de software que se ajusten a las necesidades de su empresa. Aunque existen docenas de soluciones, intente limitarse a sólo cuatro o cinco opciones que funcionen para usted.
Investigue a fondo y consiga que los miembros de todos los niveles de su organización participen en el proceso de selección, especialmente sus empleados de contabilidad, ya que utilizarán estas herramientas a diario.
Aproveche las oportunidades de demostración
La mejor forma de determinar si un software de automatización de cuentas por pagar es adecuado para su empresa es probarlo. Los mejores proveedores de soluciones confían en sus productos y están más que dispuestos a programar una demostración para que pueda ver la herramienta en acción.
Aproveche estas oportunidades de demostración y recopile los comentarios de su equipo después de cada sesión. Sea crítico durante las demostraciones. Haga una lista de lo que le gusta, lo que no le gusta y las preguntas que pueda tener.
Recopile opiniones y tome una decisión
Mantenga una conversación con su personal y decida si una solución sigue en pie o si puede tacharse de la lista. Anime a todos a ser abiertos y honestos durante estas reuniones. Asegúrese de que sepan que usted valora sus comentarios y quiere escuchar las críticas a la solución que está considerando.
Recuerde que personas de distintos niveles de su organización pueden aportar una perspectiva única sobre lo bueno y lo malo del software de administración de pagos. Por ejemplo, uno de los miembros de su equipo de contabilidad puede ofrecerle una perspectiva o punto de vista en el que usted no había pensado porque está analizando la solución desde un alto nivel.
El papel del ROI en la automatización de cuentas por pagar
El concepto de automatización de cuentas por pagar es increíblemente emocionante. Puede ahorrarle tiempo a usted y a su equipo, reducir errores y recortar gastos. Sin embargo, cualquier conversación sobre la implementación de nuevas tecnologías siempre se reducirá a dos cosas: el retorno de la inversión y el tiempo para obtener valor.
¿Va a obtener suficiente rentabilidad? ¿Cuánto tardará su empresa en alcanzar el umbral de rentabilidad? La buena noticia es que las tecnologías de automatización de AP destacan en ambos aspectos. Una vez que su plataforma entre en funcionamiento, obtendrá un ahorro de costos casi instantáneo y empezará a recuperar parte de los costos de su inversión inicial. También obtendrá ahorros a largo plazo gracias al aumento de la eficiencia laboral y a la menor necesidad de personal contable.
La tecnología de automatización de cuentas por pagar también ayuda a obtener algunos beneficios que son difíciles de cuantificar en términos de retorno de la inversión. Una de las ventajas más notables es la mejora de las relaciones con los proveedores. A todo el mundo le gusta cobrar a tiempo. Mejorar la precisión y la eficiencia de sus procesos de cuentas por pagar puede mejorar las relaciones con los proveedores, dar lugar a mejores condiciones y, potencialmente, abrir la puerta a descuentos.
Conozca más sobre la automatización de AP
Las cuentas por pagar no tienen por qué ser un punto débil o una fuente de ineficacia para su empresa. Puede transformarlas en una de sus mayores fortalezas con el conjunto adecuado de herramientas y algunas integraciones estratégicas. Epicor ofrece tecnologías robustas de automatización de cuentas por pagar que puede utilizar para ser más eficiente y ágil en el proceso de cuentas por pagar.
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