¿Qué es el ERP en la nube?

ERP significa enterprise resource planning (Planificación de Recursos Empresariales),que es un tipo de software utilizado por compañías para administrar información en toda la organización. ERP en la nube se refiere al software y las herramientas de ERP que se ofrecen y se administran en la nube, en comparación con empresas que alojan su sistema en sus instalaciones. Si bien cada organización que opera en la actualidad es diferente, todas se enfrentan a un desafío común: para competir eficientemente en el entorno empresarial actual, necesitan acceder a tecnología que los ayude a innovar, escalar y crecer rápidamente. Necesitan sistemas y herramientas de software de avanzada, conectados de manera global y continuamente actualizados que les permitan enfocar más su tiempo y energía en implementar iniciativas de crecimiento y menos en la administración diaria de TI. Es en esta área donde interviene ERP en la nube.

A medida que la tecnología continúa avanzando y evolucionando, más empresas de todos los tamaños consideran un ERP en la nube más que antes. Esta popularidad es el resultado, en gran medida, de factores como costo, confiabilidad, velocidad y acceso.

Este recurso le proporcionará una descripción detallada sobre el tema del software en la nube de Planificación de Recursos Empresariales. 

Para permanecer en la innovación de última generación, necesita comprender qué es el ERP en la nube y cómo puede ayudarlo en su empresa. Este recurso lo guiará en su evaluación, implementación y administración del sistema ERP en la nube adecuado para su compañía y equipo.

Definición de conceptos y glosario de términos de el ERP en la nube

Existen cientos de conceptos y términos que se relacionan con la Planificación de Recursos Empresariales en la nube, pero hay 14 que vale la pena entender, antes de que decida invertir en una solución ERP en la nube para su empresa:

• ERP en la nube: es el software ERP que existe y se administra fuera de la instalación y está a cargo de su proveedor.
• ERP en sitio: Es el software ERP que se instala a nivel local en su hardware y servidores, y cuya administración está a cargo del personal de TI.
• ERP SaaS: SaaS significa software as a service (software como servicio). ERP SaaS es un software de Planificación de Recursos Empresariales que se entrega y se administra en la nube. Cuando invierte en ERP SaaS, sus herramientas se alojan en la nube, en vez de estar alojadas en máquinas locales. Con ERP SaaS, su proveedor es responsable de las actualizaciones continuas, la administración y el mantenimiento de su tecnología y herramientas.
• Estrategia de implementación: se refiere a las elecciones que tiene cuando se trata de la manera de implementar y administrar el software ERP en su empresa. Los ejemplos de estrategias de implementación incluyen en sitio, un alojamiento administrado, nube pública en SaaS o nube privada en SaaS.
• Seguridad integral: se refiere a una conexión segura y encriptada que existe entre usted y su proveedor cuando administra y accede a información comercial y sobre clientes en la nube.
• Implementación en la nube: La implementación en la nube del software ERP les brinda a los usuarios actualizaciones continuas e innovación de las herramientas que necesitan para administrar y hacer crecer su empresa. Como el ERP en la nube se aloja y se administra en línea con seguridad integral, les permite a los usuarios acceder a herramientas e información desde todos lados.
• IoT: se refiere a Internet of Things (Internet de las Cosas). IoT se refiere a los sistemas y las herramientas que están interconectadas a través de una red en línea. Los sistemas de IoT les permiten a las máquinas y a las herramientas “hablar” entre sí y trabajar juntas para optimizar el rendimiento con una interacción o un esfuerzo humano mínimo.
• ERP listo para conexión global: muchas soluciones ERP en la nube están listas para generar una conexión global, entonces puede conectar a sus empleados, proveedores, socios y clientes con datos precisos en tiempo real. Cuando todos pueden acceder a información segura y actualizada en toda la cadena de valor, su equipo puede colaborar de manera más eficiente y tomar decisiones con mayor confianza.
• Soluciones de movilidad: se refiere a las herramientas, los sistemas y la información a la que su equipo o clientes pueden acceder de manera segura a través de dispositivos móviles como teléfonos inteligentes, desde cualquier lugar.
• Infraestructura compartida: se refiere a todo sistema que les brinda a los usuarios acceso a herramientas del proveedor en un entorno de red compartida. Con un ERP en la nube, la escala de infraestructura compartida les permite a las empresas acceder a herramientas de nivel empresarial constantemente actualizadas por una fracción de lo que cuesta.
• Sistemas ágiles: empoderan a los equipos para tomar decisiones eficientes que se relacionen con el crecimiento sustentable y futuro de su empresa. Aplicar principios eficientes y ágiles a través de un software ERP en la nube le permite optimizar los procesos y las tareas para mejorar la productividad, ahorrar costos e impulsar las ganancias.
• Costos de infraestructura: se refiere al monto de dinero que gasta en tecnología en las instalaciones para mantener los sistemas, la información y las herramientas actualizadas y operando sin problemas.
• Recuperación de desastres: es un ejemplo de los muchos beneficios de seguridad del ERP en la nube de nivel mundial. En el caso de que ocurra una alteración grave (p. ej., un incendio), la recuperación de desastres comprende un conjunto de políticas, herramientas y procedimientos que brinda y administra el proveedor para recuperar sus datos y sistemas para usted.
• Alta disponibilidad: ese es otro beneficio de una solución ERP en la nube bien diseñada. Este término se refiere a sistemas que están construidos para ser resistentes y con probabilidades de operar continuamente sin fallas por un largo período, y mantener así el funcionamiento normal de la empresa.

ERP en la nube en comparación con un ERP en sitio

Para comprender totalmente el valor y los beneficios de un ERP en la nube, necesita comprender bien qué lo diferencia de una solución ERP en sitio. Esta sección le brindará un resumen breve de los dos tipos diferentes de opciones de implementación.

¿Qué es el software ERP en sitio?

Como se mencionó anteriormente en el glosario, el ERP en sitio es un sistema de software y herramientas para la Planificación de Recursos Empresariales que se instala localmente en su hardware y servidores y lo administra el personal de TI. En otras palabras, los sistemas ERP en sitio ponen la responsabilidad del mantenimiento sobre sus hombros. Con los sistemas ERP en sitio, usted compra la plataforma principal del software solo una vez, pero incurre en costos adicionales para mantener y actualizar el software y hardware, contratar a un experto en instalaciones, resolver problemas y mantener actualizada su infraestructura de soporte. Normalmente, los costos adicionales, las prioridades y los límites de tiempo para actualizar el software ERP en las instalaciones limitarán su capacidad para evolucionar con el software. Sin actualizaciones regulares, las empresas pierden las mejoras en funcionalidades, seguridad y usabilidad.

Con un ERP en sitio, tiene que comprar o subcontratar servidores de nivel empresarial, sistemas operativos y bases de datos, más el software de antivirus y respaldo de seguridad para ayudar a esos servidores; algo que muchas organizaciones ven como poco práctico. Las implementaciones en las instalaciones requieren de soporte continuo por parte del personal de TI, que debe asegurar que su sistema esté actualizado en vez de enfocarse en iniciativas estratégicas de mayor valor que pueden ayudarlo a impulsar el crecimiento de la empresa. El acceso fuera de las instalaciones a un sistema ERP en sitio también varía dependiendo de las decisiones técnicas tomadas durante la implementación.

Implementar una solución ERP en sitio también puede ser un proceso lento—normalmente, requiere de aprobación de la selección del software, aceptación de la mayoría de las partes interesadas y tiempo valioso de su equipo de TI.

¿Qué es el software ERP en la nube?

El ERP en la nube es un sistema de software y herramientas de Planificación de Recursos Empresariales que se alojan y se administran fuera de las instalaciones, en la nube, y lo hace el proveedor. Con la implementación en la nube, puede enfocarse en llevar adelante su empresa en vez de la administración de TI. Los sistemas de SaaS en la nube ponen la responsabilidad de la administración y el mantenimiento en el proveedor y no en su empresa. El ERP en la nube ofrece actualizaciones de software constantes e ininterrumpidas— ya incluido en su tarifa única recurrente. Implementar un ERP en la nube casi no requiere participación de TI, lo que permite que su equipo aumente su valor en la empresa porque dedica más tiempo en sus tareas que apoyan las iniciativas de estrategias de crecimiento.

En la nube, su sistema ERP puede ayudarlo a cambiar el enfoque en los resultados comerciales y no en la tecnología. Las actualizaciones automáticas lo ayudan a estar al día con la rápida naturaleza de los cambios tecnológicos. A menudo, los líderes de empresas clasifican esta capacidad para estar y permanecer actualizados como uno de los resultados menos esperados de migrar de una solución ERP en sitio a un ERP en la nube. Con acceso inmediato a un software comercial más innovador, puede construir una ventaja competitiva que crezca y evolucione con el mercado.

La seguridad siempre será una prioridad principal. Cuando invierte en la implementación de un ERP en la nube con Epicor, también se beneficia de una infraestructura de seguridad de clase mundial, las mejores prácticas en respaldos de seguridad y recuperación de desastres, y un tiempo de actividad de 99.5 % asegurado.

Ahora que conoce las principales diferencias entre un ERP en sitio y en la nube, sería bueno que investigue más a fondo algunos de los mayores beneficios de un ERP en la nube.

Beneficios de un ERP en la nube

Hoy, cada vez más empresas eligen implementar su ERP en la nube. ¿Por qué? Los siguientes son los 10 principales beneficios de un ERP en la nube que pueden ayudar a contestar la pregunta:

Actualizaciones y mejoras rápidas: El ERP en la nube de Epicor ofrece actualizaciones y mejoras al instante y constantes de su software y herramientas de ERP, entonces nunca tendrá que preocuparse por utilizar la tecnología más actualizada para adaptarse a sus necesidades comerciales. Tampoco tendrá que dedicar tiempo a actualizar —o contratar a alguien para que actualice— sus sistemas, como sería el caso si utiliza el sistema ERP en sitio.

Costos iniciales y operativos más bajos: Uno de los mayores beneficios que ofrece un ERP en la nube es que es mucho menos costoso que los sistemas tradicionales ERP en sitio. Cuando se implementa en las instalaciones, usted paga por el software una vez, por una licencia, pero tiene otros gastos costosos como la compra del servidor y el mantenimiento constante, la creación y la administración de la base de datos, la implementación inicial, el personal de TI, los costos de energía y la seguridad y el respaldo de seguridad. Con un ERP en la nube, paga menos costos iniciales y los costos operativos constantes generales son mucho menores porque el proveedor se ocupa de las actualizaciones, el mantenimiento y la seguridad por usted.

Implementación rápida: El ERP en la nube también puede ponerse en marcha y funcionar en mucho menos tiempo que los sistemas ERP en sitio. Con un ERP en sitio, tiene que ocuparse de tareas como seleccionar y comprar hardware, brindar capacitación de personal de TI, posiblemente contratar a más personas, implementar protocolos nuevos de seguridad de datos y asegurar que todos en su equipo tengan acceso confiable a las herramientas que necesitan para ayudar a hacer crecer la empresa. Con ERP en la nube, la implementación y la instalación son rápidas y fáciles. Implementar su software en la nube también es confiable y ofrece acceso fácil a datos en tiempo real desde cualquier lugar— lo que ayuda a que todo su equipo sea más colaborativo y exitoso en sus funciones.

Escalabilidad: El ERP en la nube se construye para ayudar a aumentar las operaciones en su compañía. El ERP en la nube le permite a su equipo y a los socios acceder a información a nivel mundial. Con el ERP en la nube de Epicor, también se beneficia del monitoreo de la seguridad y el sistema de clase mundial que le permite crecer rápidamente sin tener que pensar si la información está segura.

Enfoque en las competencias clave: Como los proveedores de ERP en la nube tienen más responsabilidades asociadas con la administración del complejo sistema ERP, usted puede invertir tiempo en lo que le importa más— hacer crecer la operación sustentable y rentable. En otras palabras, tiene que enfocarse en lo que mejor le sale. Como no tiene que perder tiempo en preocuparse por los problemas de las actualizaciones, la inactividad y los problemas de seguridad, invierte más tiempo en las áreas que tienen un impacto directo en el crecimiento futuro de la empresa.

Accesibilidad, movilidad y usabilidad mejoradas: El ERP en la nube es mejor en estas áreas que otros tipos de implementaciones de ERP. Como el sistema ERP se administra en la nube y está listo para generar una conexión global, su equipo puede acceder a las herramientas que necesita desde cualquier lugar a través de teléfonos móviles y una conexión a Internet. La información es accesible en tiempo real, entonces las decisiones clave de negocios pueden hacerse sin tener que esperar a que todos estén en la misma habitación o acceder a su sistema ERP desde el mismo lugar. En otras palabras, lo ayuda a construir un equipo más ágil. Este enfoque en la accesibilidad instantánea y la colaboración mejorada ayuda a impulsar la productividad tanto dentro como fuera de la empresa.

Disponibilidad del sistema y recuperación de desastres mejoradas: La seguridad de datos es una inquietud actual para todos los equipos de hoy que aprovechan el Internet para gestionar su empresa. Cuando invierte en un ERP en la nube, pone la responsabilidad sobre los hombros de su proveedor— y este se asegura de que su sistema esté protegido de ataques o vulnerabilidades potenciales. Epicor invierte en infraestructura y seguridad de clase mundial para mantener el sistema protegido y entonces, le permite enfocarse en otras áreas de su empresa que requieren su atención.

Transparencia de costos: Cuando implementa sistemas ERP en la nube, el costo es predecible y transparente. O paga una suscripción mensual en su modelo de SaaS o se adhiere al modelo de pago por uso. Además, no hay gastos inesperados relacionados con las actualizaciones del software y las mejoras tecnológicas con ERP en la nube, ya que son responsabilidad de su proveedor.

Automatización de ventas: También se optimiza gracias al acceso a nivel mundial, en tiempo real y móvil que viene con las implementaciones de un ERP en la nube. Con un ERP en la nube, sus socios, clientes y proveedores pueden conectarse a su sistema sin problemas desde cualquier lugar del mundo. El ERP en la nube de Epicor es altamente confiable y los clientes que instalan el ERP a través de la nube experimentan un tiempo de actividad de 99.5 % o mayor.

Estándares y cumplimiento de seguridad: Como se mencionó, los proveedores de ERP en la nube como Epicor ofrecen soporte y protección de seguridad de clase mundial para sus clientes. Epicor tiene un modelo de seguridad integral y completo. Construimos seguridad en cada capa del entorno de ERP con tarjetas de interfaz de red física, contraseñas de usuario y monitoreo del sistema las 24 horas de los 7 días de la semana. Un enfoque holístico de la seguridad nos permite anticipar y minimizar las interrupciones, lo que le da más tiempo de actividad y mayor tranquilidad.

Ahora que está más familiarizado con algunos de los beneficios principales que un ERP en la nube puede ofrecerles a las empresas, es útil comprender cómo los beneficios y los desafíos se aplicarían en su caso teniendo en cuenta su industria y el tamaño de la empresa.  

Beneficios y desafíos de un ERP en la nube según la industria

Beneficios y desafíos de un ERP en la nube según el tamaño de la empresa

Según el tamaño de la empresa, puede disfrutar de diferentes beneficios y desafíos que otras empresas que instalan un ERP en la nube. Los siguientes son algunos ejemplos que pueden relacionarse con su situación específica:

Desafíos:

• Si opera una empresa que, debido al cumplimiento, no puede almacenar o alojar información del cliente en la nube, es posible que no pueda beneficiarse por completo de un ERP en la nube de maneras que lo hacen otras empresas.
• Si opera una compañía grande con un gran equipo de TI, es posible que destine más tiempo a obtener la aceptación de las partes interesadas clave antes de poder instalar un ERP en la nube. Además, es posible que necesite capacitar a una o más personas que puedan actuar como líderes internos cuando necesite trabajar de cerca con el proveedor de ERP en la nube.
• Si opera una empresa más grande que ha utilizado el software tradicional ERP por algún tiempo, es posible que necesite soporte adicional de su proveedor de ERP para migrar su sistema a la nube.

Beneficios:

• Si opera una empresa que colabora con socios y proveedores en todo el mundo, se beneficiará de la usabilidad y la accesibilidad que le brinda el ERP en la nube.
• Si opera una empresa que está lista para moverse a una nueva etapa de crecimiento y rentabilidad, un sistema ERP en la nube puede ayudarlo a soportar ese crecimiento. El ERP en la nube le permitirá ampliar fácilmente las operaciones para cumplir con las demandas del cliente y sacar ventaja de nuevas oportunidades.
• Si opera una pequeña empresa, pero no puede afrontar un hardware o tecnología en las instalaciones como usaría una compañía más grande, el ERP en la nube puede brindarle herramientas de nivel empresarial constantemente actualizadas por una fracción de lo que cuesta. Las ofertas del sistema ERP en SaaS con base en la nube pueden expandirse o disminuirse para adaptarse a sus necesidades.

Mientras considera si la implementación de un ERP en la nube es la opción correcta para su empresa, piense en la situación única y los desafíos y beneficios que puede experimentar como organización. Si los beneficios superan los desafíos, considere invertir en ERP en la nube en un futuro cercano.

Integración de sistemas CRM y ERP

Un beneficio adicional de los sistemas ERP en la nube es que pueden integrarse fácilmente con otro software y herramientas en la nube que necesite usar para administrar y llevar a cabo su operación.

Por ejemplo, con Epicor, puede aprovechar el software ERP en la nube y el software de Administración de la Relación con el Cliente (CRM) en la nube para obtener más perspectivas sobre toda la cadena de suministro. Epicor CRM proporciona la información y el control para ofrecer una experiencia de cliente a nivel mundial en cada punto de contacto. Las capacidades de colaboración avanzada en Kinetic (nuevo nombre para Epicor ERP) conectan empleados, departamentos y socios de la cadena de suministro de manera tal que toda la compañía pueda responder de una mejor manera.

Para conocer más, visite la página de Epicor CRM.

Planificación estratégica de implementación de un ERP en la nube

Si decide que quiere implementar un ERP en la nube en su empresa en un futuro cercano, tenga en cuenta las siguientes buenas prácticas con respecto a estrategias de implementación:

• Construir un caso empresarial: El primer paso que debe tomar cuando piense en implementar un ERP en la nube en su empresa es construir un caso empresarial que los encargados de tomar decisiones y las partes interesadas de su organización puedan aceptar y apoyar. Construya un informe en el que enfatice los beneficios, los ahorros de costo, los desafíos potenciales, los planes para sobreponerse a esos desafíos y qué necesitará de otras personas en su compañía.
• Mantener al equipo y a los socios informados: Para evitar rechazos de su personal de TI u otros empleados y socios, mantenga a todos informados sobre qué está cambiando, cuándo sucederá y por qué. Siempre que pueda, sea transparente en el proceso.
• Encontrar líderes internos: Para asegurarse de experimentar una implementación exitosa en toda su organización, identifique líderes de manera temprana. Sus líderes son las personas que confían en usted, apoyan la idea de invertir en un ERP en la nube y están contentos con ello. Sus líderes pueden ayudarlo a construir la cultura y la actitud correctas alrededor del cambio que está por acontecer.
• Organizar a su equipo para el éxito: Invierta en planificación temprana, documentación y capacitación para asegurarse de que todos en su equipo estén organizados para alcanzar el éxito cuando se trata de usar las nuevas herramientas de el ERP en la nube. Haga una verificación a menudo con las personas y asegúrese de hacer un seguimiento de cualquiera que tenga una pregunta que no haya podido responder de inmediato.
• Buscar ayuda cuando la necesite: Si, en algún momento del proceso, siente que necesita asistencia adicional, contrate un consultor.

Conclusión

Hay muchos beneficios que el software ERP en la nube puede brindarle a una empresa en crecimiento. A medida que continúa expandiendo sus operaciones, necesita herramientas innovadoras y confiables que puedan ayudarlo a aumentar las eficiencias, mejorar la accesibilidad, ahorrar costos e impulsar el crecimiento comercial. ¿Está listo para aprender más? Vea cómo Kinetic puede ayudar a su empresa.