Cómo elegir el mejor software ERP en la nube

Usted cuenta con muchas opciones cuando busca una nueva solución de Planificación de Recursos Empresariales (ERP). El mercado de la tecnología está colmado de proveedores que dicen ser los mejores de ERP en la nube. Si bien cada sistema tiene sus méritos, es importante determinar cuál es el más adecuado para su negocio.

Este recurso proporcionará una perspectiva detallada sobre cómo seleccionar un sistema ERP en la nube para su organización. En él se describirán los siguientes temas:

• Terminología y glosario de términos
• Factores de éxito del ERP en la nube
• Maneras de comparar y evaluar proveedores y soluciones ERP en la nube
• Preguntas para los proveedores en la nube antes de realizar una selección

Evaluar, seleccionar e implementar una nueva solución ERP en la nube es una decisión estratégica a largo plazo para el crecimiento de su organización, por lo tanto, aprenda cómo posicionar de la mejor manera a su organización para el futuro.

Terminología y glosario de términos

Cientos de conceptos y términos se relacionan con el ERP en la nube, sin embargo, a continuación se detallan algunos que servirán para que pueda elegir el mejor sistema ERP en la nube para su negocio:

• Nube pública. Describe un modelo de implementación que brinda servicio a varios clientes que se encuentran dentro de una misma infraestructura, lo que permite a múltiples clientes compartir un acceso común a una instancia de software específica. La nube pública es la más popular por su flexibilidad, facilidad y capacidad para mejorar a un bajo costo.
• Nube privada. Por el contrario, la nube privada brinda servicio a un único cliente que adquiere su propia instancia de software; por lo tanto, únicamente ese cliente puede acceder a esta instancia de software. La nube privada ofrece un mayor control que una pública, pero sin economías de escala.
• Opción de implementación. La opción de elegir implementar su sistema ERP en las instalaciones o en la nube, si se decide por esta última, puede optar por un modelo de nube privada o pública.
• Acuerdos de nivel de servicio (SLA). Se trata de un contrato acordado entre un proveedor de servicios y un cliente; por lo general, se establecen expectativas de confiabilidad y soporte.
• Software como servicio (SaaS). Describe una aplicación de software que un proveedor proporciona a través de Internet; es decir, en lugar de descargar el software en sus propias computadoras y en su instalación, puede acceder a ella a través de Internet.
• Plataforma como Servicio (PaaS). Otra categoría de servicio en la nube, este término describe una plataforma informática proporcionada como un servicio, por ejemplo, herramientas de desarrollo de aplicaciones.
• Infraestructura como Servicio (IaaS). Un tercer tipo de servicio en la nube, una infraestructura virtual que se proporciona como un servicio, incluidos servidores y equipos de redes.

 

Factores de éxito de ERP en la nube superior

Cada negocio contará con diferentes criterios para determinar qué hace a una solución ERP en la nube exitosa. No obstante, existen algunos elementos que cada negocio debe evaluar: que sea apropiado, la facilidad de cada experiencia y su alineación con los objetivos de crecimiento.

Una buena opción para su negocio

Muchas soluciones ERP en la nube son sólidas en funciones generales, por ejemplo, cuestiones financieras y de gestión de RR HH., pero mucho más endebles en lo que respecta a admitir los procesos y flujos de trabajo específicos para una única industria o sector. Lo que funciona para el sector minorista no siempre funciona para distribución y viceversa. Ese es el motivo por el que es tan importante elegir una solución y un proveedor que conozca los pormenores de la industria y pueda responder con innovación valiosa para que la empresa sea lo más eficiente posible.

Cuando se ha desarrollado una aplicación ERP específicamente para su industria, está equipada de una mejor manera para gestionar procesos con mínimas personalizaciones o sin ellas. Esto se traduce en una implementación más rápida y accesible, y actualizaciones más simples.

Un proveedor de ERP que se especializa en su industria probablemente llevará a cabo lo siguiente:

• Priorizará las innovaciones especializadas para la industria con el fin de fortalecer su competitividad.
• Ofrecerá otras soluciones que puedan integrarse fácilmente a su software ERP.
• “Entenderá" qué necesita y se anticipará a sus necesidades comerciales.

Como resultado, su sistema ERP será la mejor opción que se adaptará y evolucionará junto con su organización en constante cambio.

Facilidad para todo

Se presentan bastantes desafíos en la búsqueda del crecimiento empresarial. No necesita un software ERP que represente un desafío más. De hecho, debería facilitarle la obtención del éxito. Elegir un sistema ERP con una interfaz de usuario fácil de aprender e intuitiva puede aumentar la satisfacción y la productividad de los empleados. Cuando elige una que también se adapta a su negocio, probablemente se dará cuenta de que todo lo que hace es fácil, lo que logrará que sea más eficiente y rentable.

Elegir una solución ERP en la nube puede lograr que su negocio se desarrolle de una manera más simple. Ya no necesitará gestionar la seguridad, los respaldos de seguridad ni tendrá que verificarlos. Puede confiar en el proveedor de ERP en la nube para que su organización esté actualizada con las últimas mejores prácticas para almacenamiento remoto, optimización del rendimiento y mantenimiento del sistema. Los mejores sistemas ERP en la nube presentarán menos complicaciones de TI y una mejor seguridad y confiabilidad, de manera tal que tendrá más tiempo para concentrarse en crear valor para sus clientes, empleados y demás partes interesadas.

Los mejores sistemas ERP en la nube también ofrecen funcionalidad móvil. Esto permite a los empleados colaborar, innovar y obtener el trabajo listo de manera más simple desde sus dispositivos móviles. Los datos no están vinculados a una máquina o ubicación particular, la nube proporciona la información esencial para usted de forma fácil y segura.

Muchas compañías ven una actualización de ERP como una oportunidad para volver a evaluar los procesos comerciales. Si se combina con la funcionalidad avanzada de un nuevo sistema ERP en la nube, puede descubrir que realizar algunos ajustes a los procesos podría lograr que sean más resistentes y eficientes.

Cuando se decide por una solución ERP en la nube, traslada su negocio a un sistema en la nube confiable, seguro, innovador y eficiente. Cuando se asocie con un proveedor de ERP en la nube, verá cuánto más simple es concentrarse en lo que más importa.

Listo para el futuro para respaldar el crecimiento

Ya sea que su estrategia de crecimiento ya esté dando sus frutos o todavía se encuentre en las fases de planificación, usted quiere que las decisiones actuales lo ayuden para que su negocio prospere en el futuro, el año próximo y los que sigan. Con el sistema ERP en la nube adecuado, estará mejor equipado para alcanzar nuevos mercados, expandir líneas de productos, establecer instalaciones adicionales y hacer crecer su negocio.

Evalúe el plan de desarrollo de posibles proveedores de ERP para comprender adónde consideran que se dirige su industria y cómo brindarán respaldo al cambio. ¿Brinda su enfoque respaldo a su visión? ¿Se alinea con lo que su investigación indica acerca del futuro para su industria? ¿Ayudarán a adoptar el Internet de las Cosas (IoT), la Industria 4.0, el comercio “omnicanal” y más?

La innovación puede ser clave para brindar sustento al crecimiento comercial futuro. Un socio de ERP que brinda soporte a la innovación resultará útil y uno que comprenda sus riesgos y pueda ayudar a resolverlos... será invalorable.

También se recomienda buscar un proveedor de ERP construido en una arquitectura escalable, ya que esto ayudará a administrar el crecimiento futuro de su organización. Al elegir un proveedor de ERP en la nube que pueda crecer con usted, encontrará un socio tecnológico que pueda brindar soporte en cada paso de sus planes de crecimiento.

 

Maneras de comparar y evaluar a los mejores proveedores de ERP en la nube 

Una vez que haya determinado qué es lo que hace exitoso a un sistema ERP en la nube, es posible que haya reducido su lista pero todavía no tiene un ganador. Para identificar los mejores proveedores de ERP en la nube, consulte la investigación de analistas y las experiencias de sus pares. También se recomienda continuar con el desarrollo de los criterios únicos de su propia organización para en última instancia seleccionar la mejor solución ERP en la nube para su negocio.

Listas de analistas de ERP 

Los analistas de la industria de ERP como Gartner y Mint Jutras ofrecen un análisis confiable y objetivo de los proveedores y productos de ERP. Están conectados con las tendencias actuales y proyecciones futuras de la industria, y pueden proporcionar percepciones valiosas y opiniones imparciales que no obtendrá de posibles proveedores. También se trata de nombres de confianza dentro de la industria de ERP y sus datos, por lo general, se presentan o se citan en publicaciones y otros estudios.

Un ejemplo sería la iteración de 2018 de Gartner de su informe anual “Magic Quadrant for Cloud ERP for Product-Centric Midsize Enterprises” (Cuadrante mágico para ERP en la nube para empresas medianas centradas en productos) en el que se coloca al software de Epicor en el cuadrante de “Visionario”. Esta postura se basa en una evaluación completa de nuestra solución ERP global: Kinetic (nuevo nombre para Epicor ERP). El Cuadrante mágico para ERP en la nube se concentra en sistemas ERP que se ofrecen en una implementación de aplicaciones de servicios en la nube. Incluye a las medianas empresas en todas las geografías con ingresos anuales que se encuentran aproximadamente entre $50 millones y $1000 millones.

En otro estudio reciente, Mint Jutras investigó los objetivos comerciales, desafíos y el estado actual con el fin de comparar diversos sistemas de software comerciales y evaluar su rendimiento. Se recopilaron alrededor de 600 respuestas de empresas que diferían en tamaño, industria, entre otros. Al obtener respuestas que indicaban que Kinetic se dedicaba a que todo sea más simple, Mint Jutras investigó un poco más en los datos para observar si Epicor realmente facilitaba el trabajo de los clientes. Lo que descubrió fue que mientras muchos proveedores de software se jactan de ser “simples”, algunos, si había alguno, pueden competir con Epicor en el compromiso de ofrecer facilidad de uso, actualización, acceso, implementación y aprendizaje, además de convertirse en una empresa con la que cada vez es más simple realizar operaciones comerciales.

Si bien resulta inteligente considerar las opiniones y los datos de los analistas, es posible que confiar únicamente en ellos no proporcione la mejor opción de ERP en la nube para su negocio. Por ejemplo, busca el mejor sistema ERP en la nube para su negocio de distribución de sistemas HVAC (calefacción, ventilación y aire acondicionado). Quizás cuenta con una o dos ubicaciones, pero no con la infraestructura instalada para admitir algunas de las soluciones de software más robustas utilizadas por importantes empresas nacionales e internacionales. Probablemente un estudio de la industria no reducirá su enfoque a una opción que sirva para sus necesidades específicas, se evaluarán todos los sistemas ERP en la nube en lugar de solo una muestra representativa de software que resulte útil para su negocio. Las listas de analistas son excelentes para reducir la cantidad de opciones; sin embargo, no debe detener su búsqueda allí.

Referencias de compañías como la suya

Una vez que haya revisado los informes de analistas de ERP, deberá observar qué opinan los demás participantes de su industria. Obtener referencias de clientes de sus pares es esencial, ya que pueden indicarle qué software utilizan y el motivo de su selección, así como también obtener comentarios honestos de su experiencia. Hablar con usuarios de su industria ayuda a conocer los detalles de cómo el nuevo sistema podría manejar o mejorar la funcionalidad existente o deseada. Si regresamos al ejemplo anterior, es importante recurrir a otros pequeños a medianos distribuidores de HVAC como usted para saber qué utilizan. Descubra qué les gusta y qué no, qué funciona y que no.

Si no está preparado para hablar con referencias, puede obtener algo de información de la experiencia de una compañía en su industria de revisiones y testimonios como los siguientes:

Metal-Tech Partners (MTP) es un fabricante y proveedor de equipos de telecomunicaciones multimillonario que proporciona piezas y servicios fabricados de manera personalizada a la industria de las telecomunicaciones internacional. Con sede en Geneva, Nebraska, MTP se esfuerza por utilizar las últimas tecnologías en todos los niveles. Recientemente, ese esfuerzo implicó la implementación de Kinetic en la nube.

“Somos una empresa pequeña,” explicó Caleb Wolf, encargado de planta y TI en MTP. “Simplemente no contamos con los recursos para actualizar constantemente nuestros sistemas todos los años. Epicor fue la mejor opción en el mercado. Es avanzada, pero no se siente así. Seguridad, confiabilidad, funcionalidad y costos eran nuestras principales preocupaciones. Epicor cumplía con todos estos criterios. Ni siquiera tuvimos que pensarlo. Simplemente sabíamos que funcionaría”.

Brookside Lumber de Bethel Park, Pensilvania, fue la primera en incorporar el software Epicor BisTrack por su flujo de trabajo de procesos y arquitectura moderna. Enseguida comenzaron a ver al equipo de Epicor como un socio comercial valioso, no solo un proveedor de software. Desde su implementación original, Brookside Lumber también se ha aprovechado de la manera en la que el software BisTrack Cloud brinda ayuda a su equipo de ventas con mayor productividad mientras se encuentren fuera del puesto de trabajo, en trabajo o en el depósito de maderas.

“El personal de ventas que prefiere estar en el campo y brindar servicio a los clientes puede de manera conveniente y rápida acceder a los precios, el inventario y los pedidos con BisTrack Cloud”, mencionó David Jones, presidente de Brookside Lumber. “El software es definitivamente un beneficio adicional para la respuesta rápida a las consultas de clientes”.

Buscar informes de analistas y recomendaciones de pares proporcionará perspectivas valiosas; sin embargo, cuando se trata de elegir el mejor sistema ERP en la nube, sus necesidades organizativas y objetivos de crecimiento deben básicamente guiar su decisión.

Los criterios únicos de su organización

En última instancia, el mejor sistema ERP en la nube es aquel que se adapte a su negocio. Deben evaluarse las necesidades de la empresa y definir determinados criterios que existen únicamente para su organización o línea de trabajo.

Por ejemplo, los fabricantes podrían requerir una aplicación de planificación de producción con estilo de pizarra integrada que permita a los planificadores de producción realizar su trabajo dentro del sistema ERP en lugar de tener que relacionar hojas de cálculo desconectadas. Los fabricantes con contratos del gobierno o de defensa deben garantizar que cumplan con el Reglamento Internacional sobre el Tráfico de Armas (International Traffic in Arms Regulations, ITAR); por lo tanto, encontrar una solución ERP en la nube que presente procesos de cumplimiento integrados es también muy importante.

Los minoristas deben contar con una solución que les ofrezca visibilidad en tiempo real de su inventario y brinde un sistema de punto de venta (point of sale, POS) móvil, que permita a sus empleados realizar transacciones comerciales desde cualquier lugar de la tienda. También es de suma importancia elegir un software de gestión de negocio minorista que ofrezca una tienda web de comercio electrónico para que pueda satisfacer a los clientes que prefieren comprar en Internet.

Los distribuidores deben buscar un sistema de software que ofrezca una funcionalidad para mostrador principal que pueda automáticamente ingresar la información del pedido del cliente, y así, eliminar los procesos manuales y errores en el ingreso de información. Entregar productos de manera precisa y a tiempo puede resultar fácil si se implementa un sistema que brinde a los conductores todo lo que necesiten desde sus dispositivos móviles.

Los distribuidores de madereras y materiales para la construcción (Lumber and building materials, LBM) deben buscar una solución que fomente las mejores prácticas de logística, gestión de inventario y ventas comunes en la cadena de suministro de LBM. Un sistema ERP específico para la industria de materiales para la construcción y productos de madera debe brindar a los líderes del negocio la visibilidad que necesitan para brindar respaldo al crecimiento y a la toma de decisiones.

Estos son solo algunos ejemplos; sin embargo, el tema siempre es el mismo: encontrar un sistema ERP en la nube que se adapte a su situación y a la manera en la que desarrolla su negocio. No adquiera ningún producto que exigirá implementar soluciones temporales para ofrecer la funcionalidad que necesita. Busque aquel que se adapte a su negocio con facilidad.

 

Preguntas para los proveedores de ERP en la nube antes de realizar una selección

Usted sabe qué hace a una solución ERP en la nube exitosa y también cómo comparar y evaluar sus opciones. Ahora, llegó el momento de contactar a posibles proveedores.

Determinar el mejor proveedor de ERP en la nube para su negocio exige realizar preguntas importantes a los proveedores de ERP. Asegúrese de comprender cómo sus respuestas a estas preguntas tendrán un impacto en su negocio.

• ¿Cuál es su visión para el futuro de mi industria?
• ¿Por qué debería elegir asociarme con su organización como mi proveedor de ERP en la nube?
• ¿Cómo brinda soporte a empresas globales?
• ¿Cuál es su modelo de seguridad y cómo protegen mis sistemas?
• ¿Cómo desarrolla confianza en cada aspecto de mi experiencia del cliente?
• ¿De qué maneras ha demostrado el valor de su oferta de ERP en la nube?
• ¿Qué beneficios puedo esperar de su oferta de ERP en la nube y cómo podría medir el éxito?

Según las respuestas de un posible proveedor a estas preguntas obtendrá el factor decisivo para seleccionar la mejor solución ERP en la nube para su negocio.

 

Conclusión

Elegir el mejor software ERP en la nube puede parecer una tarea sumamente difícil; sin embargo, no tiene que serlo. Para tener éxito, debe buscar una solución que cumpla con los siguientes requisitos:

• Se adapte a su industria.
• Promueva la facilidad para todo.
• Ayude a crecer a su negocio.

Con el poder de esta recomendación, ya está preparado para comenzar su búsqueda de la solución de software ERP en la nube superior para su negocio.

Para obtener más información, ingrese a epicor.com/cloud.