El ERP en la nube acelera la productividad, la capacidad de respuesta al cliente, la gestión de inventarios y la sustentabilidad
Envases de alimentos y bebidas, cajas de cereales y galletas, y cajas de juguetes. Los fabricantes de estos artículos cotidianos dependen de socios de confianza para producir y entregar los envases especializados necesarios para enviar y vender sus productos. Una de estas empresas es Greenpaper, con 80 años de antigüedad, proveedor líder de soluciones de empaques de cartón impresos con materiales 100% reciclados en enormes máquinas de la longitud de un campo de fútbol.
A partir de 2015, Greenpaper utilizó Epicor Kinetic en sus instalaciones para la planeación de recursos empresariales adaptada a las necesidades comerciales únicas de la compañía. Gustavo Carrillo, Gerente de TI de Greenpaper recordó: "Evaluamos a varios proveedores de ERP y Epicor Kinetic fue el claro líder debido a su flexibilidad para satisfacer nuestros requisitos específicos de la industria".
En los años siguientes, Greenpaper obtuvo beneficios significativos, incluyendo una caída dramática en el tiempo requerido para el cierre de fin de mes, de veinticinco días a un máximo de sólo dos días. Por lo tanto, cuando el plan estratégico de la gerencia incluyó la transformación digital y el cambio a la nube como una iniciativa clave, Carrillo se sintió confiado al utilizar Epicor Kinetic para este proyecto estratégico.
Seguridad más robusta, ahorro de gastos, recuperación de desastres mejorada, planeación de la continuidad del negocio y la capacidad de mantenerse actualizado con las últimas funcionalidades de Epicor Kinetic fueron los impulsores de este esfuerzo. Carrillo compartió: "La nube ayudó a ofrecer mejoras significativas en todos estos objetivos. Adicionalmente, el crecimiento ya no estaría limitado por tener que agregar hardware; Epicor Kinetic implementado en la nube ayudó a ofrecer escalabilidad y nos permitió mantener las personalizaciones que requeríamos".
Para facilitar aún más los detalles en el proceso de migración, el experimentado equipo de Servicios Profesionales de Epicor creó un minucioso plan de proyecto apoyado en metodologías de implementación comprobadas.
La sustentabilidad es literalmente la sangre vital de Greenpaper; la materia prima de la compañía es papel reciclado.
Antes de implementar Epicor, entender cuánto tonelaje de materia prima había en existencia era un desafío - un empleado recorría físicamente el almacén todos los días. Y debido a que no había forma de administrar el inventario, la compañía se veía forzada a mantener altos niveles de papel desechado.
Con Epicor Kinetic, mejores controles permitieron a Greenpaper reducir el inventario. Más importante aún, ayudó a mejorar la gestión del inventario, permitiendo una clasificación más estricta de las materias primas, dando lugar a un mejor control de calidad, e impulsando un aumento del 6% en la eficiencia de la línea de producción.
Además, el cambio a la nube redujo significativamente el consumo de energía de Greenpaper. "Sin la necesidad de servidores en sitio y todo el espacio y los recursos que exigen, nuestro impacto ambiental ha disminuido notablemente", destacó Carrillo.
Epicor Kinetic también es capaz de ayudar a proporcionar a Greenpaper fechas de entrega precisas, lo cual es un beneficio significativo. "En el pasado, les dábamos a los clientes una fecha de entrega estimada de dos o tres semanas. Ahora, con la visibilidad que Epicor Kinetic nos brinda, podemos dar a los clientes una fecha específica, lo cual es clave para fortalecer nuestro servicio y nuestras relaciones", explicó Eduina Mancillas, Gerente de Ventas y Mercadotecnia de Greenpaper.
"Y lo que es aún mejor, podemos hacer un seguimiento y medir nuestra puntualidad en las entregas y fijar objetivos de mejora", añade Mancillas.
Otra ventaja es la eliminación del tiempo de retraso en la facturación. Anteriormente, el equipo de Greenpaper tardaba tres días en generar una factura. Con Epicor, la facturación se realiza automáticamente en el momento del envío.
Además, la trazabilidad es crítica para el negocio de Greenpaper. Tanto los clientes como el gobierno exigen que la empresa demuestre qué materias primas se utilizan para qué productos. Antes de Epicor Kinetic, la compañía utilizaba siete sistemas para tratar de rastrear los materiales. "Con siete sistemas, cada uno tenía datos diferentes", admitió Carrillo. "Ahora, todos estamos trabajando desde una sola fuente de información veraz que nos muestra qué materia prima, qué línea, qué máquina, y toda esta información precisa nos ahorra una cantidad increíble de tiempo".
Con la excelente experiencia que tuvimos al movernos a la nube con Epicor, ahora estamos planeando cambiar también otros sistemas críticos a la nube.
El cambio a la nube también permitió a Greenpaper aprovechar las APIs para integrar Epicor Kinetic con otros sistemas de negocio. Por ejemplo, los datos de Epicor ahora fluyen a un portal de regulación gubernamental que ayuda a proporcionar una documentación de proveedores, así como a crear certificaciones de calidad para los productos de Greenpaper.
Adicionalmente, debido a que la nube asegura que la última versión de Epicor Kinetic esté siempre disponible, Greenpaper está facultado para tomar ventaja de las características más recientes, tales como la funcionalidad específica por país (CSF). Carrillo reveló: "Antes de la nube, necesitábamos invertir en el desarrollo y mantenimiento de interfaces costosas para cumplir con los requisitos del gobierno. Ahora, todos los archivos adecuados se publican automáticamente. Eso representa una enorme cantidad de tiempo y recursos ahorrados que podemos redirigir a otras prioridades de mayor valor agregado."
Con recursos liberados de tareas más rutinarias, Greenpaper puede enfocarse en esfuerzos de mayor valor. Uno de estos proyectos es la adopción del Módulo Financiero Epicor Kinetic para estandarizar y agilizar las tareas contables con el fin de eliminar errores y aumentar aún más la productividad.
En el pasado, les dábamos a los clientes una fecha de entrega estimada de dos o tres semanas. Ahora, con la visibilidad que Epicor Kinetic nos brinda, podemos dar a los clientes una fecha específica, lo cual es clave para fortalecer nuestro servicio y nuestras relaciones. Mejor aún, podemos rastrear y medir nuestra entrega a tiempo y establecer objetivos de mejora.
La compañía también está utilizando datos de Epicor Kinetic para alimentar otras aplicaciones de CRM y BI para avanzar en los objetivos del negocio. Carrillo señaló: "En lugar de dedicar la mayor parte de nuestro tiempo a tareas transaccionales, Epicor Kinetic nos permitió adoptar una posición más estratégica y analítica, que ofrece mayor valor al negocio y al cliente".
"Y con la excelente experiencia que tuvimos al movernos a la nube con Epicor, ahora estamos planeando cambiar otros sistemas críticos a la nube también".