Miten paras pilvipohjainen ERP-ohjelmisto valitaan?

Sinulla on paljon valinnanvaraa, kun etsit uutta yrityksen toiminnonohjauksen (ERP) ratkaisua. Teknologiamarkkinat ovat täynnä palveluntarjoajia, jotka väittävät olevansa paras ERP-pilvipalvelun tarjoaja. Vaikka jokaisella järjestelmällä on etunsa, on tärkeää, että määrität, mikä niistä sopii parhaiten sinun yrityksellesi.

Tämä resurssi tarjoaa sinulle perusteellisen katsauksen pilvipohjaisen ERP-järjestelmän valinnasta organisaatiollesi. Siinä käsitellään seuraavat aiheet:

• Terminologia ja termisanasto
• Tärkeimmät pilvipohjaisen ERP:n menestystekijät
• Tavat vertailla ja arvioida parhaita pilvipohjaisen ERP:n tarjoajia ja ratkaisuja
• Pilvipalvelujen tarjoajilta kysyttäviä kysymyksiä ennen valintaa

Uuden pilvipohjaisen ERP-ratkaisun arviointi, valinta ja toteutus on pitkän aikavälin strateginen päätös organisaatiosi kasvulle, joten lue lisää oppiaksesi, miten voi parhaiten asemoida organisaatiosi tulevaisuutta varten.

Terminologia ja termisanasto

ERP:hen liittyy sadoittain käsitteitä ja termejä mutta seuraavassa on muutama, jotka kannattaa tuntea, kun haet parasta ERP-pilvijärjestelmää yrityksellesi:

• Julkinen pilvi – Tämä kuvaa käyttöönottomallia, joka palvelee useita asiakkaita toteutettuna yhteisessä infrastruktuurissa – sallii monen käyttäjän jakaa yhteinen pääsy tiettyyn ohjelmiston esiintymään. Julkinen pilvi on suosituin joustavuutensa, helppoutensa ja edullisen skaalautuvuutensa ansiosta.
• Yksityinen pilvi – Yksityinen pilvi puolestaan palvelee yhtä asiakasta, joka ostaa oman esiintymänsä ohjelmistosta, niin että vain kyseinen asiakas saa pääsyn tähän ohjelmiston esiintymään. Yksityinen pilvi tarjoaa paremman hallinnan kuin julkinen mutta ei skaalautuvuuden kustannusetuja.
• Toteutusvalinta – Vaihtoehto valita ERP-järjestelmän toteutus paikallisesti tai pilvessä – jos pilvi valitaan, voit valita myös yksityisen tai julkisen pilvimallin välillä.
• Palvelutasosopimus (SLA) – Tämä on sovittu sitoumus palveluntarjoajan ja asiakkaan välillä – asettaa tyypillisesti odotukset luotettavuuden ja tuen suhteen.
• Ohjelmisto palveluna (Software as a Service, SaaS) – Tämä kuvaa ohjelmistosovellusta, joka toimitetaan internetissä palveluntarjoajan toimesta – mikä tarkoittaa, että ohjelmistoa ei ladata tietokoneille omassa toimipaikassa, vaan siihen on pääsy internetin kautta.
• Alusta palveluna (Platform as a Service, PaaS) – Yksi pilvipalvelun kategorioista, kuvaa tietokonealustaa, joka toimitetaan palveluna, kuten kehitystyökalujen sovellus.
• Infrastruktuuri palveluna (Infrastructure as a Service, IaaS) – Kolmas pilvipalvelun tyyppi, virtualisoitu infrastruktuuri toimitettuna palveluna – sisältää palvelimia ja verkkolaitteistot.

 

Tärkeimmät pilvipohjaisen ERP:n menestystekijät

Jokaisella yrityksellä on eri kriteerit määrittämään, mikä tekee menestyvän pilvipohjaisen ERP-ratkaisun. On kuitenkin muutamia elementtejä, jotka jokaisen yrityksen tulisi arvioida – liiketoiminnan sopivuus, sekä kokemuksen helppous ja sopivuus kasvutavoitteisiisi.

Sopivuus liiketoimintaasi

Monet pilvipohjaiset ERP-ratkaisut ovat vahvoja yleistoiminnoissa – kuten talousasiat tai henkilöstöhallinta – mutta usein paljon heikompia, kun on kyse tietylle alalle tai sektorille ominaisten prosessien ja työnkulkujen tukemisesta. Mikä toimii vähittäismyynnissä, ei aina toimi jakelussa – ja päinvastoin. Siksi on niin tärkeä valita ratkaisu ja toimittaja, joka tuntee alan läpikotaisin ja voi reagoida arvokkaan innovaation avulla tekemään yrityksestäsi mahdollisimman tehokkaan.

Kun ERP-sovellusta on kehitetty erityisesti sinun alallesi, se pystyy paremmin käsittelemään prosessisi minimaalisella muokkauksella tai täysin muokkaamatta. Tämä merkitsee nopeampaa, edullisempaa toteutusta ja yksinkertaisempia päivityksiä.

ERP-palveluntarjoaja, joka erikoistuu sinun alaasi, voi todennäköisemmin:

• Priorisoida alakohtaiset innovaatiot vahvistamaan kilpailukykyäsi.
• Tarjota muita ratkaisuja, jotka on helppo integroida heidän ERP-ohjelmistoihinsa.
• “Puhua sinun kieltäsi” ja ennakoida yrityksesi tarpeet.

Tämän tuloksena ERP-järjestelmäsi sopeutuu paremmin ja kehittyy muuttuvan organisaatiosi mukana.

Kaiken helppous

Sinulla on riittävästi haasteita liiketoiminnan kasvun tavoittelussa. Et halua, että ERP-ohjelmistosi lisää niitä. Itse asiassa, sen tulisi helpottaa menestystäsi. Intuitiivisella, helposti opittavalla käyttöliittymällä varustetun ERP-järjestelmän valitseminen voi lisätä työntekijöiden tyytyväisyyttä ja tuottavuutta. Kun valitset liiketoiminnallesi sopivan vaihtoehdon, huomaat todennäköisesti, että kaiken tekeminen on helpompaa – mikä tekee sinusta entistä tehokkaamman ja kannattavamman.

Pilvipohjaisen ERP-ratkaisun valinta voi tehdä liiketoiminnastasi yksinkertaisempaa. Sinun ei enää tarvitse hallita tietoturvaa, varmuuskopiointia ja näiden varmuuskopioiden varmennusta. Voit luottaa pilvipohjaisen ERP-palveluntarjoajasi pitävän organisaatiosi ajan tasalla viimeisimmistä parhaista käytännöistä yrityksen ulkopuolisen tallennuksen, suorituskyvyn optimoinnin ja järjestelmän ylläpidon osalta. Parhaat pilvipohjaiset ERP-järjestelmät jättävät sinulle vähemmän IT-sotkuja sekä paremman tietoturvan ja luotettavuuden – niin että sinulla on enemmän aikaa keskittyä lisäarvon luomiseen asiakkaillesi, työntekijöillesi ja muille sidosryhmillesi.

Parhaat pilvipohjaiset ERP-järjestelmät tarjoavat lisäksi mobiilitoiminnallisuuden. Tämän ansiosta työntekijät voivat helpommin tehdä yhteistyötä, innovoida ja saada työt tehdyksi käyttäen yksinkertaisesti mobiililaitteitaan. Data ei ole sidottu tiettyyn koneeseen tai sijaintiin – pilvi tuo tärkeän informaation sinulle helposti ja turvallisesti.

Monet yritykset näkevät ERP-päivityksen mahdollisuutena arvioida liiketoimintaprosessinsa uudelleen. Yhdistettynä uuden pilvipohjaisen ERP-järjestelmän edistyneen toiminnallisuuden kanssa saatat huomata, että muutaman pikku muutoksen tekeminen prosesseihisi voi tehdä niistä vahvempia ja tehokkaampia.

Kun valitset huipputason pilvipohjaisen ERP-ratkaisun, siirrät liiketoimintasi luotettavaan, turvalliseen, innovatiiviseen ja tehokkaaseen pilvijärjestelmään. Kun ryhdyt huipputason pilvipohjaisen ERP:n palveluntarjoajan kumppaniksi näet, miten paljon helpompaa on keskittyä tärkeimpään.

Tulevaisuuteen valmis kasvun tueksi

Kun kasvustrategiasi on valmis kantamaan hedelmää tai kun olet vielä suunnitteluvaiheessa, haluat tämän päivän päätösten auttavan liiketoimintaasi menestymään huomenna, ensi vuonna ja vielä pidempään. Oikean pilvipohjaisen ERP-järjestelmän avulla olet paremmin varustautunut saavuttamaan uusia markkinoita, laajentamaan tuotevalikoimia, perustamaan lisälaitoksia ja kasvattamaan liiketoimintaasi.

Arvioi potentiaalisten ERP-palveluntarjoajien kehityksen tiekartta ymmärtääksesi, mihin he näkevät alasi olevan menossa ja miten he tulevat tukemaan muutosta. Tukeeko heidän fokuksensa sinun visiotasi? Onko se linjassa tutkimuksen näkemysten kanssa alasi tulevaisuudesta? Auttavatko he sinua omaksumaan esineiden Internetin (IoT), Industry 4.0:n, monikanavakaupankäynnin ja paljon muuta?

Innovaatio voi olla avain tulevaisuuden liiketoiminnan kasvun ylläpitoon. Innovaatiota tukeva ERP-kumppani tulee olemaan hyödyllinen ja tähän liittyvät riskit ymmärtävä – sekä niiden selvittämisessä auttava – kumppani on korvaamaton.

Haluat lisäksi etsiä ERP-palveluntarjoajaa, joka perustuu skaalautuvaan arkkitehtuuriin, sillä se auttaa sinua hallitsemaan organisaatiosi tulevaa kasvua. Valitsemalla pilvipohjaisen ERP-palveluntarjoajan, joka voi kasvaa mukanasi, löydät teknologiakumppanin, joka voi tukea sinua kasvusuunnitelmiesi jokaisessa vaiheessa.

 

Tavat vertailla ja arvioida parhaita pilvipohjaisen ERP:n tarjoajia

Kun olet määrittänyt, mikä tekee menestyvän pilvipohjaisen ERP-järjestelmän, olet ehkä supistanut listaasi, mutta sinulta puuttuu vielä selkä ykkösvaihtoehto. Tunnistaaksesi parhaat pilvipohjaisten ERP-palvelujen tarjoajat tutustu analyysitutkimuksiin ja kollegojesi kokemuksiin. Sinun kannattaa lisäksi jatkaa oman organisaatiosi ainutlaatuisten kriteerien kehittämistä, jotta voit lopulta valita sinun yrityksellesi parhaan pilvipohjaisen ERP-ratkaisun.

Analyytikkojen ”Huippu-ERP:iden” listat

ERP-alan analyytikot, kuten Gartner ja Mint Jutras, tarjoavat luotettavia ja objektiivisia analyysejä ERP-palveluntarjoajista ja -tuotteista. Ne ovat perillä nykytrendeistä ja tulevista alan projektioista, ja voivat tarjota arvokkaita näkemyksiä ja puolueettomia mielipiteitä, joita et saa mahdollisilta palveluntarjoajilta. Ne ovat lisäksi luotettuja nimiä ERP-alalla, ja niiden dataa käytetään tai lainataan usein julkaisuissa ja muissa tutkimuksissa.

Esimerkki tästä on Gartnerin 2018 versio vuosiraportista—”Magic Quadrant for Cloud ERP for Product-Centric Midsize Enterprises”—, jossa se sijoitti Epicor Softwaren ”visionääriseen” kvadranttiin. Tämä sijoitus perustuu globaalin ERP -ratkaisumme, Kinetic (uusi nimi Epicor ERP), täyteen arviointiin. Magic Quadrant for Cloud ERP keskittyy ERP-järjestelmiin, joita tarjotaan pilvipohjaisina palvelusovellusten toteutuksina. Se kattaa keskikokoiset yritykset kaikilla maantieteellisillä alueilla ja noin 50 miljoonan US-dollarin 1 miljardin US-dollarin välisellä vuosituotolla.

Toisessa äskettäisessä tutkimuksessa Mint Jutras tutki liiketoiminnan tavoitteita, haasteita ja nykytilaa mitatakseen erilaisia yritysohjelmistojen järjestelmiä ja arvioidakseen niiden suorituskykyä. Lähes 600 vastausta kerättiin yrityksiltä, joiden koko, ala ynnä muut tekijät vaihtelivat. Kuultuaan väitteitä, että Epicorin ERP oli omistautunut ”kaiken helppouteen”, Mint Jutras tutki dataa hieman syvemmältä nähdäkseen, tekikö Epicor todella kaikesta helpompaa asiakkailleen. Heidän havaintonsa oli, että vaikka monet ohjelmistotoimittajat väittävät tuotteidensa olevan ”yksinkertaisia”, harva – jos kukaan – voi kilpailla Epicorin kanssa sitoutumisessa helppokäyttöisyyteen, helppoon päivitettävyyteen ja oppimisen helppouteen – samalla, kun siitä on tulossa myös yritys, jonka kanssa on yhä helpompi harjoittaa liiketoimintaa.

Vaikka on älykäs liike huomioida analyytikkojen mielipiteet ja data, pelkästään niihin luottaminen ei tuota parasta valintaa pilvipohjaisen ERP:n löytämiseksi yrityksellesi. Oletetaan, että esimerkiksi etsit parasta pilvipohjaista ERP-järjestelmää LVI-alan jakeluliiketoiminnallesi. Sinulla on ehkä yksi tai kaksi toimipaikkaa mutta sinulla ei ole käytössä infrastruktuuria tukemaan eräitä massiivisempia ohjelmistoratkaisuja, joita suuret kansalliset tai ylikansalliset yhtiöt käyttävät. Alan tutkimus ei todennäköisesti kavenna fokusta johonkin sinun tarpeidesi mukaiseen – niissä todennäköisesti arvioidaan kaikki pilvipohjaiset ERP-järjestelmät sinun liiketoiminnallesi sopivien ohjelmistojen poikkileikkauksen sijaan. Analyytikon listat ovat hyviä joukon karsimiseen mutta sinun ei pidä lopettaa tutkimista siihen.

Sinun kaltaistesi yritysten suositukset

Kun olet tarkastellut ERP-analyytikon raportteja, on aika nähdä, mitä muut alasi toimijat sanovat. Asiakassuositusten saaminen vertaisilta on olennaista, koska he voivat kertoa, mitä ohjelmistoa käyttävät ja miksi valitsivat sen, samoin kuin antaa rehellistä palautetta kokemuksistaan. Oman alan käyttäjien kanssa keskustelu auttaa sinua oppimaan, miten olemassa olevaa tai toivottua toiminnallisuutta käsiteltäisiin tai parannettaisiin uuden järjestelmän toimesta. Aiempaan esimerkkiin palataksemme, on tärkeä ottaa yhteyttä muihin kaltaisiisi pieniin ja keskikokoisiin LVI-alan jakelijoihin selvittääksesi, mitä he käyttävät. Ota selvää, mistä he pitävät, mistä he eivät pidä, mikä toimii ja mikä ei toimi.

Jos et ole valmis puhumaan suosittelijoiden kanssa, voit silti saada hyvän käsityksen yrityksen kokemuksesta alallasi lukemalla seuraavan kaltaisia arvosteluja ja todistuksia:

Metal-Tech Partners (MTP) on monen miljoonan dollarin arvoinen telekommunikaatiolaitteiden valmistaja ja toimittaja, joka tarjoaa asiakastilauksesta tehtyjä ja valmistettuja osia ja palveluja kansainväliselle telekommunikaatioteollisuudelle. Nebraskan Genevassa toimiva MTP pyrkii käyttämään viimeisintä teknologiaa jokaisella tasolla. Äskettäin tämä on merkinnyt pilvipohjaisen Kinetic käyttöönottoa.

“Olemme pieni yhtiö”, selittää Caleb Wolf, MTP:n IT- ja laitosjohtaja. ”Meillä ei vain ole resursseja jatkuvasti päivittää järjestelmiämme joka vuosi. Epicor oli paras vaihtoehto markkinoilla. Se on edistynyt mutta ei tunnu edistyneeltä. Turvallisuus, luotettavuus, toiminnallisuus ja kustannukset olivat päähuolenaiheitamme. Epicor täytti kaikki nämä kriteerit. Meidän ei edes tarvitse miettiä sitä. Me vain tiedämme, että se tekee työnsä.”

Bethel Parkissa, Pennsylvaniassa toimiva Brookside Lumber kiinnostui ensin Epicorin BisTrack -ohjelmistosta sen prosessityönkulun ja modernin arkkitehtuurinsa vuoksi. Ennen pitkää he alkoivat nähdä Epicor-tiimin myös arvokkaana liikekumppanina – ei vain pelkkänä ohjelmistotoimittajana. Alkuperäisen toteutuksensa jälkeen Brookside Lumber on lisäksi hyödyntänyt tapaa, jolla BisTrack Cloud -ohjelmisto avustaa heidän myyntitiimiään lisäämällä tuottavuutta tien päällä, työkohteessa ja sahalla.

”Myyntiväkemme, joka mieluiten pysyy kentällä palvelemassa asiakkaita, voi kätevästi ja nopeasti käyttää hinnoittelua, varastonhallintaa ja tilauksia BisTrack Cloudin avulla”, sanoo David Jones, Brookside Lumberin pääjohtaja. ”Ohjelmisto on ehdottomasti etu nopeissa vastauksissa asiakastiedusteluihin.”

Analyytikkojen raporttien ja vertaissuositusten hakeminen antaa arvokkaita näkemyksiä, mutta kun on kyse parhaan pilvipohjaisen ERP-järjestelmän valinnasta, omien organisatoristen tarpeidesi ja kasvutavoitteidesi pitäisi lopulta ohjata valintaasi.

Sinun organisaatiosi ainutlaatuiset kriteerit

Lopulta paras pilvipohjainen ERP-järjestelmä on se, joka parhaiten sopii sinun liiketoimintaasi. Sinun on arvioitava liiketoimintasi tarpeet ja määritettävä tietyt kriteerit, jotka ovat olemassa vain sinun organisaatiossasi tai sinun alallasi.

Esimerkiksi, valmistajat voisivat tarvita integroitua valkotaulutyylistä tuotannon aikataulutussovellusta, joka sallii tuotantosuunnittelijoiden tehdä työnsä ERP-järjestelmän sisällä eikä päättää siitä irrallisissa taulukkolaskentaohjelmistoissa. Valtion ja/tai puolustusvoimien sopimuksia omaavien valmistajien pitää varmistaa, että ne noudattavat kansainvälisiä asekaupan määräyksiä (ITAR), joten sisäänrakennetut vaatimustenmukaisuusprosessit sisältävän pilvipohjaisen ERP-ratkaisun löytäminen on hyvin tärkeää.

Jälleenmyyjien pitäisi vaatia ratkaisua, joka tarjoaa heille reaaliaikaisen näkyvyyden varastoon sekä mobiilin myyntipistejärjestelmän (POS), joka sallii sen työntekijöiden suorittaa asiakkaan maksutapahtumat kaikkialla myymälän tiloissa. Lisäksi on ehdottoman tärkeää valita jälleenmyynnin hallintaohjelmisto, joka tarjoaa verkkokaupan, niin että yritys voi palvella asiakkaita, jotka haluavat tehdä verkko-ostoksia.

Jakelijoiden tulee etsiä ohjelmistojärjestelmää, joka tarjoaa etutiskin toiminnallisuuden ja joka osaa automaattisesti lisätä asiakkaan tilaustiedot, eliminoiden manuaaliset prosessit ja näppäilyvirheet. Tuotteiden toimittaminen tarkasti ja ajoissa voidaan tehdä helpommaksi toteuttamalla järjestelmä, joka antaa kuljettajille ohjeet – kaikki heidän mobiililaitteillaan.

Saha- ja rakennusmateriaalien (LBM) myyjien tai jakelijoiden tulisi etsiä ratkaisua, joka edistää logistiikan, varastonhallinnan ja myynnin parhaita käytäntöjä, jotka ovat yleisiä LBM-toimitusketjussa. Puutuotteisiin ja rakennusmateriaaleihin erikoistuvan ERP-järjestelmän tulisi tarjota yritysjohtajille heidän tarvitsemansa näkyvyyden kasvun ja päätöksenteon tueksi.

Nämä ovat vain kourallinen esimerkkejä, mutta asian ydin on sama – löydä pilvipohjainen ERP-järjestelmä, joka sopii sinulle ja sinun tapaasi harjoittaa liiketoimintaa. Älä tyydy johonkin, joka edellyttää kiertoteitä tarvitsemasi toiminnallisuuden toteutukseen. Etsi jotain, joka sopii vaivattomasti liiketoimintaasi.

 

Pilvipohjaisten ERP-palvelujen tarjoajilta kysyttäviä kysymyksiä ennen valintaa

Sinä tiedät, mikä tekee pilvipohjaisesta ERP-ratkaisusta menestyksekkään, ja tiedät, miten vertailla ja arvioida vaihtoehtojasi. Nyt on aika ottaa yhteyttä potentiaalisiin palveluntarjoajiin.

Sinun liiketoiminnallesi parhaan pilvipohjaisen ERP-palveluntarjoajan määrittäminen edellyttää tärkeiden kysymysten esittämistä ERP-palveluntarjoajille. Varmista, että ymmärrät, miten niiden vastaukset näihin kysymyksiin tulevat vaikuttamaan yritykseesi.

• Mikä on visionne minun alani tulevaisuudesta?
• Miksi minun pitäisi valita organisaationne kumppanikseni pilvipohjaisen ERP-palvelun toimittajana?
• Miten te tuette globaaleja yrityksiä?
• Mikä on tietoturvamallinne ja miten suojelette järjestelmiäni?
• Miten rakennatte luottamusta ja itsevarmuutta asiakaskokemukseni jokaisella alueella?
• Milla tavoin olette todistaneet pilvipohjaisen ERP-tarjontanne arvon?
• Mitä hyötyjä voin odottaa saavani pilvipohjaisesta ERP-toteutuksestanne ja miten mittaisin onnistumista?

Miten hyvin mahdollinen palveluntarjoaja vastaa näihin kysymyksiin voi olla päättävä tekijä parhaan pilvipohjaisen ERP-ratkaisun valinnassa yrityksellesi.

 

Loppuyhteenveto

Parhaan pilvipohjaisen ERP-ohjelmiston valinta voi näyttää pelottavalta tehtävältä, mutta sen ei tarvitse olla sitä. Onnistuaksesi sinun on etsittävä ratkaisu, joka:

• Sopii sinun alallesi.
• Edistää kaiken helppoutta.
• Auttaa yritystäsi kasvamaan.

Näiden neuvojen avulla olet valmis etsimään huipputason pilvipohjaisen ERP-ohjelmistoratkaisun yrityksellesi.

Katso lisätietoja osoitteesta epicor.com/cloud.