Hur du väljer den bästa ERP-programvaran i molnet

Det finns mycket att välja mellan när du letar efter en ny lösning för resursplanering för företag (ERP – Enterprise Resource Planning). Teknikmarknaden är full av leverantörer som framhåller sig som den bästa leverantören av ERP i molnet. Alla system har sina fördelar, och det är viktigt att du tar reda på vilket som passar din verksamhet bäst.

Här får du en utförlig genomgång om hur du väljer rätt ERP-system i molnet för ditt företag. Vi kommer att gå igenom:

• Grundläggande koncept och begrepp
• Molnbaserad ERP – de främsta framgångsfaktorerna
• Hur du kan jämföra och bedöma ERP-leverantörer och -lösningar
• Frågor att ställa leverantörer innan du gör ditt val

Att utvärdera, välja och implementera en ny lösning för ERP i molnet är ett långsiktigt strategiskt beslut du fattar med hänsyn till ditt företags tillväxt. Läs mer för att ta reda på hur du bäst positionerar din verksamhet för framtiden.

Grundläggande koncept och begrepp

Det finns hundratals koncept och begrepp som har med ERP i molnet att göra, men det finns ett antal som är extra bra att känna till när du ska välja ut det bästa ERP-systemet för din verksamhet:

• Publikt moln - Detta är en modell som betjänar flera kunder som använder samma infrastruktur, och flera användare får tillgång till ett exemplar av en specifik programvara. Det publika molnet är populärt tack vare dess flexibilitet, användarvänlighet och möjlighet att utvidga till en låg kostnad.
• Privat moln - Ett privat moln betjänar en enda kund som köper tillgång till ett exemplar av programvaran, och det är endast den kunden som har tillgång till den. Det privata molnet ger dig mer kontroll än ett publikt moln men erbjuder inga utvidgningsfördelar.
• Implementeringsalternativ - Du kan välja att implementera ditt ERP-system på plats eller i molnet. Om du väljer en molnbaserad lösning kan du också välja mellan publikt eller privat moln.
• Tjänsteavtal (SLA - Service Level Agreement) - Ett avtal som skrivs mellan tjänste-leverantören och kunden som fastställer förväntningar på tillförlitlighet och support.
• Programvara som en tjänst (SaaS - Software as a Service) - Syftar till programvara som levereras över internet av en leverantör. Till skillnad från att ladda ner programvaran till dina egna datorer kommer du åt den via internet.
• Plattform som tjänst (PaaS - Platform as a Service) - En typ av molntjänst som syftar till att en datorplattform, såsom verktyg för programvaruutveckling, levereras som en tjänst.
• Infrastruktur som en tjänst (IaaS - Infrastructure as a Service) - Ytterligare en typ av molntjänst där en virtualiserad infrastruktur, inklusive servrar och nätverksutrustning levereras som en tjänst.

 

Molnbaserad ERP - de främsta framgångsfaktorerna

De kriterier ett företag använder för att fastställa den bästa ERP-lösningen är unika. Det finns dock ett antal aspekter alla företag bör utvärdera: anpassning till verksamheten, användarvänlighet på alla nivåer och hur väl systemet möter dina tillväxtmål.

Anpassning till din verksamhet

Många molnbaserade ERP-lösningar har robusta allmänna funktioner, till exempel för ekonomi och HR, men de har ofta svagheter när det kommer till att stötta processer och arbetsflöden som är specifika för en sektor eller bransch. Det som fungerar för detaljhandeln fungerar inte alltid inom distribution och vice versa. Därför är det otroligt viktigt att välja en leverantör och en lösning som är anpassad till din bransch och kan tillhandahålla värdefull innovation som gör din verksamhet så effektiv som möjligt.

En ERP-lösning som är specifikt utvecklad för din bransch är bättre utrustad att hantera dina processer och kräver få om några anpassningar. Detta innebär snabbare och billigare implementering samt enklare uppgraderingsprocesser.

En ERP-leverantör som specialiserar sig på din bransch kan:

• prioritera branschspecifika innovationer för att stärka din konkurrenskraft
• erbjuda andra lösningar som är enkla att integrera med deras ERP-programvara
• “tala samma språk som du” och förutse dina affärsbehov.

Resultatet är att ditt ERP-system är välanpassat till din verksamhet och utvecklas i takt med hur den förändras.

Förenkla allting

Du har nog med utmaningar när det handlar om att få din verksamhet att växa. Din ERP-programvara behöver inte vara ännu en. Tvärtom ska den underlätta för dig att nå framgång. Att välja ett ERP-system med ett användarvänligt gränssnitt som är enkelt att lära sig kan öka medarbetarnöjdhet såväl som produktivitet. När du väljer ett system som är anpassat för din verksamhet kommer du att märka hur allt blir enklare och hur effektivare och mer lönsam din verksamhet blir.

Att välja en molnbaserad ERP-lösning förenklar din verksamhet. Du kommer inte längre att behöva hantera säkerhet och backup eller behöva bekräfta backupen. Du kan lita på att din ERP-leverantör håller din verksamhet uppdaterad med bästa praxis för lagring utanför anläggningen, prestandaoptimering och systemunderhåll. De bästa molnbaserade ERP-systemen ger dig färre it-relaterade bekymmer och bättre säkerhet och tillförlitlighet, vilket ger dig mer tid att fokusera på att skapa värde för dina kunder, medarbetare och andra intressenter.

De bästa molnbaserade ERP-systemen tillhandahåller även mobila funktioner. De gör det enklare för medarbetare att samarbeta, skapa innovationer och få arbetet gjort genom att använda mobila enheter. Data kopplas inte till en specifik maskin eller plats - molnet tillhandahåller viktig information enkelt och säkert.

Många företag ser implementeringen av ERP som ett tillfälle att utvärdera sina verksamhetsprocesser. Med det nya molnsystemets avancerade funktioner kan du hitta eventuella justeringar du kan göra till dina processer så att de blir mer robusta och effektiva.

När du väljer en förstklassig ERP-lösning kan du flytta din verksamhet till ett tillförlitligt, säkert, innovativt och effektivt molnsystem. Väljer du att samarbeta med en välkänd ERP-leverantör kommer du att märka hur enkelt det blir att fokusera på det som är viktigt.

Redo för framtidens tillväxt

Oavsett om din tillväxtstrategi redan ger resultat eller om du befinner dig i planeringsfasen vill du att de beslut du tar i dag får din verksamhet att växa i morgon, nästa år och längre in i framtiden. Med den rätta ERP-lösningen i molnet är du bättre utrustad för att nå nya marknader, utvidga produktlinjer, etablera filialer och utöka verksamheten.

Gör en bedömning av färdplanen när du går igenom potentiella ERP-leverantörer för att förstå hur de ser på utvecklingen av din bransch och hur de kan hjälpa dig med förändringar. Stöttar deras fokusområden din framtidssyn? Stämmer de överens med vad forskningen säger om framtiden i din bransch? Kommer de att hjälpa dig att få förståelse för sakernas internet (IoT - Internet of Things), Industri 4.0, ”omnichannel”-handel med mera?

Innovation kan vara nyckeln till att säkerställa framtida tillväxt. En ERP-partner som arbetar innovativt kommer att kunna hjälpa dig, och en leverantör som förstår riskerna och som kan hjälpa dig att navigera genom dem kommer att vara oumbärlig.

Du bör också leta efter en ERP-leverantör som har tagit hänsyn till utbyggbarhet i systemet, då detta kommer att hjälpa dig att hantera din verksamhet när den växer. Genom att välja en ERP-leverantör som kan utvecklas tillsammans med dig kan du hitta en partner inom tekniksektorn som kan stötta dig i varje steg i dina tillväxtplaner.

 

Hur du kan jämföra och bedöma de bästa ERP-leverantörerna och -lösningarna

När du har fastställt vad en framgångsrik ERP-leverantör innebär för dig har du gallrat din lista, men du behöver fortfarande hitta en toppkandidat. För att hitta de bästa leverantörerna ska du titta på forskning från analytiker och väga in dina kollegors erfarenheter. Du bör också fortsätta utveckla ditt företags unika kriterier för att till slut kunna välja den bästa molnbaserade ERP-lösningen för din verksamhet.

Analytiker: “Topplistor över ERP”

Industrianalytiker som Gartner och Mint Jutras tillhandahåller tillförlitliga och objektiva analyser av ERP-leverantörer och -produkter. De känner till aktuella trender och framtida utsikter i branschen och kan tillhandahålla värdefulla insikter och oberoende fakta som du inte får från leverantörerna. Gartner och Mint Jutras är tillförlitliga inom ERP-branschen och deras forskningsresultat ingår ofta i publikationer och studier.

Ett exempel är Gartners årliga rapport “Magic Quadrant for Cloud ERP for Product-Centric Midsize Enterprises”, där Epicor 2018 fick placeringen “visionär”. Placeringen är baserad på en omfattande utvärdering av vår globala ERP-lösning - Kinetic (nytt namn för Epicor ERP). Magic Quadrant for Cloud ERP fokuserar på ERP-system som implementeras som en molnbaserad lösning. Rapporten omfattar medelstora företag över hela världen med en årsomsättning mellan ca 50 miljoner och 1 miljard dollar.

I en annan färsk studie undersökte Mint Jutras affärsmål, utmaningar och aktuell status i syfte att genomföra benchmarking av olika affärsprogramvaror och utvärdera prestandan. Nästan 600 svar samlades in från företag av olika storlekar och i olika branscher. Efter påståenden att ERP från Epicor hade som syfte att “underlätta allting” undersökte Mint Jutras uppgifterna lite noggrannare för att se om Epicors system verkligen underlättade för kunder. Deras undersökning visade att många leverantörer påstår att deras system är “enkla att använda,” men att det är få - om ens några - som kan mäta sig med Epicor när det kommer till hur enkelt systemet är att använda, uppgradera, få tillgång till, implementera och lära sig, samtidigt som företaget självt blir smidigare att samarbeta med.

Det är bra att ta hänsyn till analytikers utvärderingar, men det går inte att endast förlita sig på dem när man ska välja ERP-system för sin verksamhet. Ponera att du är ute efter det bästa molnbaserade ERP-systemet för din verksamhet inom VVS-distribution. Du kanske har en eller flera anläggningar men ingen infrastruktur som är anpassad till de mer robusta programvarulösningarna som större nationella eller internationella företag använder. En branschstudie kommer troligtvis inte att hjälpa dig att begränsa sökningen till dina specifika behov. De utvärderar generellt sett alla molnbaserade ERP-system eller ett tvärsnitt av programvaror som eventuellt kan passa din verksamhet. Listor från analytiker är bra för en första genomgång, men du bör inte begränsa din sökning till dem.

Referenser från företag i din bransch

Efter att du har gått igenom rapporter från ERP-analytiker är det dags att se vad andra i din bransch har att säga. Att få kundreferenser från dina kollegor är viktigt då de kan berätta vilken programvara de använder och varför de valde den samt ge ärlig feedback om sina erfarenheter. Genom att prata med användare inom din bransch får du reda på mer om hur befintliga eller önskade funktioner kan hanteras eller förbättras av det nya systemet. Så om vi tänker på vårt tidigare exempel är det viktigt att ta kontakt med andra små till medelstora VVS-distributörer för att ta reda på hur de gör. Ta reda på vad de gillar, inte gillar, vad som fungerar och inte.

Om du inte är redo för att hämta in referenser kan du fortfarande få en bra uppfattning om företags erfarenheter i din bransch genom att läsa recensioner och berättelser som de här:

Metal-Tech Partners (MTP) är en tillverkare och leverantör av telekommunikationsutrustning som omsätter flera miljoner dollar och tillhandahåller specialtillverkade delar och tjänster till den internationella telekomindustrin. De har sin bas i Geneva, Nebraska i USA och strävar efter att tillämpa den senaste tekniken på alla nivåer. Nyligen har de valt att implementera molnbaserad ERP från Epicor.

“Vi är ett litet företag” menar Caleb Wolf, it- och anläggningschef på MTP. “Vi har inte de resurser som krävs för att uppgradera våra system varje år. Epicor var det bästa valet på marknaden. Det är ett avancerat system som inte känns avancerat. Säkerhet, tillförlitlighet, funktionalitet och kostnad var de främsta aspekterna vi hade i åtanke. Epicor uppfyllde alla dessa kriterier. Vi behöver inte ens tänka på det. Vi vet att systemet kommer att göra sitt jobb.”

Företaget Brookside Lumber i Bethel Park, Pennsylvania, blev intresserade av Epicor BisTrack tack vare programvarans arbetsflöde och moderna utformning. Det tog inte länge innan de började se Epicors team som en värdefull affärspartner och inte bara som en programvaruleverantör. Efter den ursprungliga implementeringen har Brookside Lumber också dragit fördelar av BisTrack i molnet. Det har hjälpt säljteamet att vara mer produktiva när de befinner sig på resande fot, på anläggningen och på brädgården.

“Våra säljare som föredrar att genomföra kundtjänst ute på fältet kan enkelt och snabbt komma åt prisuppgifter, lagerstatus och beställningar med BisTrack i molnet” menar David Jones, vd på Brookside Lumber. “Programvaran är definitivt till hjälp för att kunna svara snabbt på kundfrågor.”

Att läsa rapporter från analytiker och få rekommendationer från kollegor kommer att ge dig värdefulla perspektiv, men när det gäleer att välja det bästa ERP-systemet i molnet är det ditt företags behov och dina tillväxtmål som slutligen ska avgöra ditt val.

Ditt företags unika kriterier

När allt kommer omkring är det bästa ERP-systemet för dig det som passar din verksamhet. Du måste göra en bedömning av ditt företags behov och fastställa kriterier som är unika för din organisation och din bransch.

Till exempel kan tillverkare behöva ett integrerat program för schemaläggning av produktion som liknar en whiteboardtavla och som låter produktionsplanerarna göra sitt jobb inom ERP-systemet i stället för att använda separata scheman. Tillverkare som arbetar för staten och/eller försvaret måste se till att de följer International Traffic in Arms Regulations (ITAR) i USA, vilket gör att de måste hitta ett ERP-system med inbyggda lösningar för efterlevnadsprocesser.

Återförsäljare behöver en lösning som ger dem tillgång till lagerstatus i realtid och som tillhandahåller ett mobilt point of sale-system som gör att medarbetare kan genomföra kundtransaktioner på olika platser i butiken. Det är också mycket viktigt att välja en programvara för detaljhandeln som erbjuder e-handel, så att man når ut till kunder som föredrar att handla online.

Distributörer behöver hitta ett system som erbjuder mottagarfunktioner som automatiskt kan lägga in kundens beställningsinformation och på det sättet eliminera manuella processer och inmatningsfel. Att leverera korrekta produkter i tid blir enklare genom att använda ett system som ger förare all information på deras mobila enheter.

Distributörer och handlare inom timmer och byggnadsmaterial bör hitta en lösning som främjar logistik, lagerhantering och försäljningspraxis inom distributionskedjan. Ett ERP-system anpassat till branschen inom timmer och byggnadsmaterial ska tillhandahålla affärsledare de insikter de behöver för att främja tillväxt och beslutsfattande.

Det här är bara några exempel, men budskapet är detsamma: Hitta ett molnbaserat ERP-system som passar dig och din verksamhet. Nöj dig inte med något som kommer att kräva mycket kringarbete för att ge dig de funktioner du vill ha. Sträva efter att hitta något som enkelt passar in i din verksamhet.

 

Frågor att ställa ERP-leverantörer innan du gör ditt val

Du vet vad som krävs för att en molnbaserad ERP-lösning ska vara framgångsrik och hur du ska göra för att jämföra och bedöma dina alternativ. Nu är det dags att kontakta potentiella leverantörer.

För att fastställa vilken leverantör som är bäst för ditt företag finns det vissa viktiga frågor du måste ställa. Se till att du förstår hur deras svar kommer att påverka din verksamhet.

• Vad har du för bild av framtiden för min bransch?
• Varför ska jag välja just ditt företag som ERP-leverantör?
• Hur arbetar ni med globala företag?
• Vad har ni för säkerhetsmodell, och hur håller ni mina system skyddade?
• På vilket sätt kan ni hjälpa mig med att göra varje kundupplevelse förtroendeingivande och positiv?
• På vilket sätt kan ni bevisa värdet av ert ERP-erbjudande?
• Vilka fördelar kan jag få från ert erbjudande, och hur kan jag mäta framgångarna?

Hur väl en potentiell leverantör svarar på de här frågorna kan mycket väl vara den avgörande faktorn som leder till beslutet om den bästa molnbaserade ERP-lösningen för ditt företag.

 

Slutligen

Att välja den bästa ERP-programvaran kan verka svårt, men det måste inte nödvändigtvis vara det. För att lyckas måste du hitta en lösning som:

• passar din bransch
• underlättar allting
• hjälper ditt företag att växa.

Med hjälp av den här vägledningen är du redo att hitta den bästa ERP-leverantören för ditt företag.

För mer information, besök epicor.com/cloud.