Cách chọn phần mềm ERP đám mây tốt nhất

Bạn có nhiều lựa chọn khi tìm kiếm một giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) mới. Thị trường công nghệ đang tràn ngập những nhà cung cấp tự nhận là nhà cung cấp ERP đám mây tốt nhất. Mặc dù mỗi hệ thống có lập luận riêng, bạn cần xác định đâu là giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Tài nguyên này sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về cách chọn một hệ thống ERP đám mây cho tổ chức của bạn. Trong tài nguyên này, chúng tôi sẽ đề cập đến:

• Thuật ngữ và bảng chú giải thuật ngữ
• Yếu tố hàng đầu tạo nên thành công của ERP đám mây
• Các cách so sánh và đánh giá giải pháp và nhà cung cấp ERP đám mây hàng đầu
• Các câu hỏi cần đặt ra cho nhà cung cấp khi lựa chọn

Đánh giá, lựa chọn và triển khai một giải pháp ERP đám mây mới là quyết định mang tính chiến lược dài hạn cho sự phát triển của tổ chức bạn, vì vậy hãy đọc tiếp để tìm hiểu cách xác định vị trí tốt nhất cho tổ chức của bạn trong tương lai.

Thuật ngữ và bảng chú giải thuật ngữ

Hàng trăm khái niệm và thuật ngữ liên quan đến ERP đám mây, nhưng dưới đây là một khái niệm hữu ích khi bạn chọn lựa hệ thống ERP đám mây tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn:

• Đám mây công cộng—Thuật ngữ này mô tả một mô hình triển khai phục vụ nhiều khách hàng được triển khai trên cơ sở hạ tầng phổ biến—cho phép nhiều người dùng chia sẻ quyền truy cập thông thường vào một phiên bản phần mềm cụ thể. Đám mây công cộng phổ biến nhất vì tính linh hoạt, dễ dàng và khả năng thay đổi quy mô với chi phí thấp.
• Đám mây riêng tư—Ngược lại, đám mây riêng tư phục vụ một khách hàng mua phiên bản phần mềm riêng, vì vậy chỉ khách hàng đó mới có thể truy cập vào phiên bản phần mềm đó. Đám mây riêng tư cung cấp khả năng kiểm soát tốt hơn so với đám mây công cộng, nhưng không có tính kinh tế theo quy mô.
• Lựa chọn triển khai—Tùy chọn để chọn triển khai hệ thống ERP của bạn tại chỗ hay trên đám mây—nếu chọn đám mây, bạn cũng có thể chọn giữa mô hình đám mây riêng tư hoặc đám mây công cộng.
• Thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA)—Đây là thỏa thuận được nhất trí giữa nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng—thường đặt ra các kỳ vọng về độ tin cậy và hỗ trợ.
• Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS)—Thuật ngữ này mô tả ứng dụng phần mềm được cung cấp qua Internet bởi nhà cung cấp—nghĩa là thay vì tải phần mềm xuống trên máy tính và trong cơ sở của bạn, bạn sẽ truy cập phần mềm qua Internet.
• Nền tảng dưới dạng dịch vụ (PaaS)—Một danh mục khác của dịch vụ đám mây, thuật ngữ này mô tả nền tảng điện toán được cung cấp dưới dạng dịch vụ, chẳng hạn như công cụ phát triển ứng dụng.
• Cơ sở hạ tầng dưới dạng dịch vụ (IaaS)—Loại dịch vụ đám mây thứ ba, đây là cơ sở hạ tầng ảo hóa được cung cấp dưới dạng dịch vụ—bao gồm máy chủ và thiết bị kết nối mạng.

 

Yếu tố hàng đầu tạo nên thành công của ERP đám mây

Mỗi doanh nghiệp sẽ có các tiêu chí khác nhau khi xác định yếu tố tạo nên một giải pháp ERP đám mây thành công. Tuy nhiên, có một vài yếu tố mà mọi doanh nghiệp cần đánh giá—phù hợp với doanh nghiệp, dễ trải nghiệm và phù hợp với mục tiêu phát triển của bạn.

Phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Nhiều giải pháp ERP đám mây mạnh về các chức năng chung—chẳng hạn như tài chính hoặc quản lý Nhân sự—nhưng thường yếu hơn nhiều khi hỗ trợ các quy trình và luồng công việc cụ thể cho một ngành hoặc lĩnh vực. Những gì phù hợp với bán lẻ không phải lúc nào cũng phù hợp với phân phối—và ngược lại. Đó là lý do tại sao việc chọn một giải pháp và nhà cung cấp rất quan trọng để hiểu rõ những thông tin chi tiết về ngành của bạn và có thể đáp ứng với sự đổi mới có giá trị để giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả nhất có thể.

Khi một ứng dụng ERP đã được phát triển riêng cho ngành của bạn, thì bạn nên sử dụng ứng dụng đó để xử lý các quy trình mà gần như không phải tùy chỉnh gì. Điều này nghĩa là việc triển khai nhanh hơn, giá cả phải chăng hơn và nâng cấp đơn giản hơn.

Nhà cung cấp ERP chuyên về ngành của bạn có nhiều khả năng:

• Ưu tiên các đổi mới theo ngành cụ thể để tăng cường khả năng cạnh tranh của bạn
• Cung cấp các giải pháp khác có thể dễ dàng tích hợp với phần mềm ERP của họ
• “Truyền đạt theo cách phù hợp” và dự đoán nhu cầu kinh doanh của bạn

Kết quả là, hệ thống ERP của bạn sẽ phù hợp hơn để thích nghi và phát triển cùng với sự thay đổi của tổ chức.

Đơn giản hóa mọi thứ

Bạn có đủ thách thức khi theo đuổi sự phát triển của doanh nghiệp. Bạn không cần bổ sung phần mềm ERP vào những thách thức đó. Ngoài ra, phần mềm này sẽ hỗ trợ cho thành công của bạn. Chọn hệ thống ERP có giao diện người dùng trực quan, dễ sử dụng có thể tăng sự hài lòng và năng suất của nhân viên. Khi chọn một hệ thống cũng phù hợp cho doanh nghiệp của bạn, bạn có thể thấy rằng mọi thứ bạn làm dễ dàng hơn—giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và có khả năng sinh lợi hơn.

Chọn giải pháp ERP đám mây có thể đơn giản hóa hoạt động kinh doanh của bạn. Bạn sẽ không cần quản lý bảo mật, bản sao lưu và xác minh các bản sao lưu đó nữa. Bạn có thể dựa vào nhà cung cấp đám mây ERP của mình để giúp tổ chức của bạn luôn cập nhật những thực tiễn tốt nhất mới nhất về lưu trữ ngoài địa điểm, tối ưu hóa hiệu suất và bảo trì hệ thống. Các hệ thống ERP đám mây hàng đầu sẽ giúp loại bỏ những rắc rối về CNTT đồng thời cung cấp độ tin cậy và bảo mật tốt hơn—để bạn có thêm thời gian tập trung tạo giá trị cho khách hàng, nhân viên và các bên liên quan khác.

Các hệ thống ERP đám mây tốt nhất cũng cung cấp chức năng di động. Điều này cho phép nhân viên dễ dàng cộng tác, đổi mới và hoàn thành công việc chỉ bằng cách sử dụng thiết bị di động của họ. Dữ liệu không bị ràng buộc với một máy hoặc địa điểm cụ thể—đám mây cung cấp thông tin quan trọng cho bạn theo cách dễ dàng và an toàn.

Nhiều công ty xem việc nâng cấp ERP là cơ hội để đánh giá lại các quy trình kinh doanh. Cùng với chức năng nâng cao của hệ thống ERP đám mây mới, bạn có thể thấy rằng việc thực hiện một vài chỉnh sửa đối với các quy trình của mình có thể giúp quy trình mạnh hơn và hiệu quả hơn.

Khi bạn chọn một giải pháp ERP đám mây hàng đầu, bạn di chuyển doanh nghiệp của mình sang một hệ thống đám mây đáng tin cậy, bảo mật, tiên tiến và hiệu quả. Khi bạn hợp tác với một nhà cung cấp ERP đám mây hàng đầu, bạn sẽ thấy việc tập trung vào những gì quan trọng nhất trở nên đơn giản hơn nhiều.

Sẵn sàng cho tương lai để hỗ trợ phát triển

Cho dù chiến lược tăng trưởng của bạn đã thành công hay bạn vẫn đang trong giai đoạn hoạch định, bạn muốn quyết định của ngày hôm nay sẽ giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh ngay bây giờ và trong những năm tới. Với hệ thống ERP đám mây phù hợp, bạn sẽ được trang bị tốt hơn để tiếp cận các thị trường mới, mở rộng dòng sản phẩm, thiết lập các cơ sở khác và phát triển doanh nghiệp của mình.

Đánh giá lộ trình phát triển của nhà cung cấp ERP tiềm năng để hiểu họ thấy ngành của bạn đang đi đến đâu và họ sẽ hỗ trợ thay đổi như thế nào. Trọng tâm của họ có hỗ trợ tầm nhìn của bạn không? Trọng tâm đó có phù hợp với những gì nghiên cứu cho biết về tương lai ngành của bạn không? Họ có giúp bạn nắm bắt được Internet of Things (IoT), Công nghiệp 4.0, thương mại đa kênh, v.v. không?

Đổi mới là chìa khóa để đạt được sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Một đối tác ERP hỗ trợ đổi mới sẽ hữu ích và một đối tác hiểu rõ rủi ro của đổi mới—và có thể giúp bạn loại bỏ những rủi ro đó—sẽ là vô giá.

Bạn cũng sẽ muốn tìm kiếm một nhà cung cấp ERP dựa trên kiến trúc có thể thay đổi quy mô, vì điều này sẽ giúp bạn quản lý sự phát triển trong tương lai của tổ chức mình. Bằng cách chọn nhà cung cấp ERP đám mây có thể phát triển cùng bạn, bạn sẽ tìm được một đối tác công nghệ có thể hỗ trợ bạn qua mọi bước trong kế hoạch phát triển của mình.

 

Các cách so sánh và đánh giá nhà cung cấp ERP đám mây hàng đầu

Sau khi xác định được yếu tố tạo ra một hệ thống ERP đám mây thành công, bạn có thể thu hẹp danh sách của mình nhưng thiếu một công cụ tiên phong rõ ràng. Để xác định các nhà cung cấp ERP đám mây tốt nhất, hãy tham khảo nghiên cứu của nhà phân tích và kinh nghiệm của các đồng nghiệp của bạn. Bạn cũng muốn tiếp tục phát triển các tiêu chí duy nhất của tổ chức của mình để cuối cùng chọn ra giải pháp ERP đám mây tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Danh sách “ERP hàng đầu” của nhà phân tích

Các nhà phân tích ngành ERP như Gartner và Mint Jutras cung cấp một phân tích khách quan và đáng tin cậy về các nhà cung cấp và sản phẩm ERP. Họ nắm bắt được các xu hướng hiện tại và dự đoán tương lai của ngành và họ có thể cung cấp thông tin chi tiết có giá trị và ý kiến ​​khách quan mà bạn sẽ không nhận được từ các nhà cung cấp tiềm năng. Họ cũng là những cái tên đáng tin cậy trong ngành ERP và dữ liệu của họ thường được giới thiệu hoặc trích dẫn trong các ấn phẩm và nghiên cứu khác.

Một ví dụ là bản báo cáo thường niên năm 2018 của Gartner—“Magic Quadrant cho ERP đám mây dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa phải lấy sản phẩm làm trung tâm”—trong đó họ đặt Phần mềm Epicor trong góc phần tư “Visionary”. Vị trí này dựa trên đánh giá đầy đủ về giải pháp ERP toàn cầu của chúng tôi—Epicor ERP. Magic Quadrant cho ERP đám mây tập trung vào các hệ thống ERP được cung cấp trong quá trình triển khai ứng dụng dịch vụ đám mây. Magic Quadrant bao gồm các doanh nghiệp quy mô vừa trên tất cả các khu vực địa lý có doanh thu hàng năm từ khoảng 50 triệu USD đến 1 tỷ USD.

Trong một nghiên cứu khác gần đây, Mint Jutras đã điều tra các mục tiêu kinh doanh, thách thức và trạng thái hiện tại để đánh giá các hệ thống phần mềm kinh doanh khác nhau và đánh giá hiệu suất của chúng. Gần 600 phản hồi đã được thu thập từ các công ty khác nhau về quy mô, ngành nghề và hơn thế nữa. Sau khi tuyên bố rằng Epicor ERP dùng để “đơn giản hóa mọi việc,” Mint Jutras tìm hiểu chi tiết hơn về dữ liệu để xem Epicor có thực sự đơn giản hóa mọi thứ cho khách hàng. Những gì họ tìm thấy là trong khi nhiều nhà cung cấp phần mềm tuyên bố là “đơn giản,” số ít—nếu có—có thể sánh ngang với Epicor về cam kết cung cấp tính dễ sử dụng, dễ nâng cấp, dễ truy cập, dễ triển khai và dễ học—đồng thời trở thành một công ty ngày càng dễ kinh doanh cùng.

Mặc dù việc xem xét các ý kiến ​​và dữ liệu của nhà phân tích là một động thái thông minh, nhưng chỉ dựa vào chúng có thể không mang lại lựa chọn tốt nhất trong ERP đám mây cho doanh nghiệp của bạn. Ví dụ: giả sử bạn đang tìm kiếm hệ thống ERP đám mây tốt nhất cho doanh nghiệp phân phối HVAC của mình. Có thể bạn có một hoặc hai địa điểm, nhưng bạn không có cơ sở hạ tầng để hỗ trợ một số giải pháp phần mềm mạnh mẽ hơn được các công ty lớn trong nước hoặc quốc tế sử dụng. Một nghiên cứu ngành có thể sẽ không thu gọn trọng tâm đối với nội dung nào đó cho nhu cầu cụ thể của bạn—họ sẽ có thể đánh giá tất cả các hệ thống ERP đám mây thay vì chỉ một phần của phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Danh sách nhà phân tích rất phù hợp để thu gọn số lượng, nhưng bạn không nên dừng việc tìm kiếm ở đó.

Tài liệu tham khảo từ các công ty như công ty của bạn

Khi bạn đã xem các báo cáo của nhà phân tích ERP, đã đến lúc để xem những người khác trong ngành của bạn đang nói gì. Nhận tài liệu tham khảo của khách hàng từ đồng nghiệp của bạn là điều cần thiết, vì chúng có thể cho bạn biết họ đang sử dụng phần mềm nào và tại sao họ chọn phần mềm đó, cũng như đưa ra phản hồi trung thực về trải nghiệm của họ. Trao đổi với người dùng trong ngành sẽ giúp bạn biết được thông tin chi tiết về cách hệ thống mới sử dụng hoặc cải tiến chức năng hiện tại hoặc mong muốn. Quay lại ví dụ trước của chúng tôi, bạn cần liên hệ với các nhà phân phối HVAC có quy mô từ nhỏ đến vừa khác như bạn để tìm hiểu giải pháp họ đang sử dụng. Tìm hiểu những gì họ thích, những gì họ không thích, những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả.

Nếu chưa sẵn sàng trao đổi với tham chiếu, bạn vẫn có thể nhận ý tưởng hay về trải nghiệm công ty trong ngành của bạn bằng cách đọc các bài đánh giá và chứng thực như sau:

Metal-Tech Partners (MTP) là nhà sản xuất và cung cấp thiết bị viễn thông trị giá hàng triệu đô la, cung cấp các dịch vụ và linh kiện được chế tạo và sản xuất theo yêu cầu cho ngành viễn thông quốc tế. Có trụ sở ở Geneva, Nebraska, MTP cố gắng sử dụng những công nghệ mới nhất ở mọi cấp độ. Gần đây, điều đó có nghĩa là triển khai Epicor ERP trong đám mây.

Caleb Wolf, giám đốc nhà máy và CNTT của MTP giải thích: “Chúng tôi là một công ty nhỏ. Chúng tôi không có tài nguyên để liên tục nâng cấp hệ thống hàng năm. Epicor là lựa chọn tốt nhất trên thị trường. Epicor hiện đại, nhưng trông không có vẻ hiện đại. Bảo mật, độ tin cậy, chức năng và chi phí là những mối quan ngại chính của chúng tôi. Epicor đáp ứng tất cả những tiêu chí này. Chúng tôi thậm chí không phải suy nghĩ về điều đó. Chúng tôi chỉ biết Epicor sẽ hiệu quả.”

Bethel Park, Pennsylvania’s Brookside Lumber lần đầu chú ý đến phần mềm Epicor BisTrack bởi quy trình và kiến trúc hiện đại của nó. Không lâu sau, họ cũng đã bắt đầu xem nhóm Epicor là đối tác kinh doanh giá trị—chứ không chỉ là nhà cung cấp phần mềm. Kể từ lần triển khai đầu tiên, Brookside Lumber cũng đã tận dụng cách phần mềm BisTrack Cloud hỗ trợ nhóm bán hàng của họ đạt được năng suất cao hơn khi đang trên đường, tại địa điểm làm việc và trong xưởng gỗ.

David Jones, chủ tịch của Brookside Lumber nói: "Nhân viên bán hàng của chúng tôi muốn ở lại hiện trường phục vụ khách hàng có thể truy cập giá cả, hàng tồn kho và đơn đặt hàng một cách thuận tiện và nhanh chóng với BisTrack Cloud. Phần mềm chắc chắn là một điểm cộng vì khả năng phản hồi nhanh chóng các thắc mắc của khách hàng."

Tìm kiếm báo cáo của nhà phân tích và đề xuất của đồng nghiệp sẽ cung cấp các quan điểm có giá trị, nhưng để lựa chọn hệ thống ERP đám mây tốt nhất, nhu cầu tổ chức và mục tiêu tăng trưởng của chính bạn cuối cùng sẽ dẫn dắt quyết định của bạn.

Tiêu chí riêng của tổ chức bạn

Cuối cùng, hệ thống ERP đám mây tốt nhất là hệ thống phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Bạn phải đánh giá nhu cầu kinh doanh và xác định các tiêu chí cụ thể chỉ tồn tại cho tổ chức hoặc dòng công việc của bạn.

Ví dụ: các nhà sản xuất có thể yêu cầu một ứng dụng lập kế hoạch sản xuất kiểu bảng trắng tích hợp cho phép các nhà lập kế hoạch sản xuất thực hiện công việc của họ trong hệ thống ERP thay vì giải quyết bằng các bảng tính bị ngắt kết nối. Các nhà sản xuất có hợp đồng với chính phủ và/hoặc quốc phòng cần đảm bảo họ tuân thủ Quy định về kiểm soát trao đổi vũ khí quốc tế (ITAR), vì vậy việc tìm kiếm một giải pháp ERP đám mây có các quy trình tuân thủ tích hợp cũng rất quan trọng.

Các nhà bán lẻ nên yêu cầu một giải pháp cung cấp cho họ khả năng xem xét hàng tồn kho trong thời gian thực và cung cấp hệ thống điểm bán hàng (POS) di động—cho phép nhân viên của họ hoàn thành các giao dịch với khách hàng từ mọi nơi trong cửa hàng. Điều tối quan trọng là chọn phần mềm quản lý bán lẻ cung cấp cửa hàng thương mại điện tử để có thể đáp ứng nhu cầu của những khách hàng thích mua sắm trực tuyến.

Các nhà phân phối cần tìm kiếm một hệ thống phần mềm cung cấp chức năng quầy lễ tân có thể tự động nhập thông tin đặt hàng của khách hàng—loại bỏ các quy trình thủ công và lỗi lặp lại. Việc cung cấp sản phẩm chính xác và đúng hạn có thể trở nên dễ dàng hơn bằng cách triển khai một hệ thống cung cấp cho người lái xe —tất cả từ thiết bị di động của họ.

Gỗ và vật liệu xây dựng (LBM) các đại lý hoặc nhà phân phối nên tìm kiếm một giải pháp thúc đẩy hậu cần, quản lý hàng tồn kho và các phương pháp bán hàng tốt nhất phổ biến trong chuỗi cung ứng LBM. Một hệ thống ERP dành riêng cho ngành sản phẩm gỗ và vật liệu xây dựng sẽ cung cấp cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp tầm nhìn mà họ cần để hỗ trợ tăng trưởng và đưa ra quyết định.

Đây chỉ là một số ví dụ, nhưng quan điểm vẫn giữ nguyên—tìm một hệ thống ERP đám mây phù hợp với bạn và cách thức kinh doanh của bạn. Đừng lo lắng về một điều gì đó sẽ yêu cầu giải pháp thay thế để cung cấp chức năng bạn cần. Tìm kiếm thứ gì đó phù hợp với doanh nghiệp của bạn một cách dễ dàng.

 

Các câu hỏi cần đặt ra cho nhà cung cấp ERP đám mây trước khi lựa chọn

Bạn biết điều gì làm nên thành công của giải pháp ERP đám mây và bạn biết cách so sánh cũng như đánh giá các lựa chọn của mình. Giờ là lúc cần liên hệ với các nhà cung cấp tiềm năng.

Để xác định nhà cung cấp ERP đám mây tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn, bạn cần phải đặt ra những câu hỏi quan trọng cho nhà cung cấp ERP. Hãy chắc chắn hiểu câu trả lời của họ cho những câu hỏi này sẽ tác động đến doanh nghiệp của bạn như thế nào.

• Tầm nhìn của bạn cho tương lai của ngành công nghiệp của tôi là gì?
• Tại sao tôi nên chọn hợp tác với tổ chức của bạn với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ đám mây ERP của tôi?
• Làm thế nào để bạn hỗ trợ các công ty toàn cầu?
• Mô hình bảo mật của bạn là gì và bạn bảo vệ hệ thống của tôi như thế nào?
• Làm thế nào để bạn xây dựng niềm tin và mức độ tin cậy trong mọi khía cạnh trải nghiệm khách hàng của tôi?
• Bạn đã chứng minh giá trị của sản phẩm ERP đám mây của mình bằng những cách nào?
• Tôi có thể thu được những lợi ích gì từ sản phẩm ERP đám mây của bạn và làm cách nào để đo lường thành công?

Việc một nhà cung cấp tiềm năng trả lời những câu hỏi này tốt như thế nào có thể trở thành yếu tố quyết định trong việc lựa chọn giải pháp ERP đám mây tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

 

Tóm tắt

Chọn phần mềm ERP đám mây tốt nhất có vẻ là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng không phải vậy. Để thành công, bạn cần tìm giải pháp:

• Phù hợp với ngành của bạn
• Giúp đơn giản hóa mọi việc
• Sẽ giúp doanh nghiệp của bạn phát triển

Dựa vào lời khuyên này, bạn đã sẵn sàng bắt đầu tìm kiếm giải pháp phần mềm ERP đám mây hàng đầu cho doanh nghiệp của mình.

Để biết thêm thông tin, hãy xem epicor.com/cloud.